Din blogg för kunskap och trender inom HR

Därför sparar du tid på att analysera din ChatGPT-historik

Det är måndag igen och du behöver återigen hjälp av AI att bygga nytt material. Du öppnar ChatGPT, skriver "skriv ett mejl till chefen, som har denna ton…" och drar igång samma kontext du formulerade förra veckan. Och veckan innan. Det är ingenting fel med din prompt, men du tappar en massa tid på att skriva samma förfrågan om - och om igen.

Det här är vi alla inte alltid så bra på, för vi vill gärna ta den snabba genvägen till lösningen. Vi öppnar nya chattar, formulerar samma instruktion, justerar tonen en aning - och är nöjda. Kortsiktigt är inverkan minimal, men det blir en stor tidsåtgång att upprepa detta arbetssätt över en längre period.

Och det är just detta ChatGPT, Claude, Gemini och andra chatbottar är gjord för att lösa. Har du någonsin frågat om denna typ av hjälp?

Tre promptar som ökar din produktivitet - och sparar flera timmar varje vecka

1. Granska din chathistorik och få feedback

"Utifrån min chathistorik - vad gör jag bra och vad kan jag göra annorlunda för att bli mer effektiv? Vad lägger jag mest tid på? Hur fördelas min tid mellan operativa och strategiska uppgifter?"

Det du letar efter är dina egna mönster i chattarna. När du ser dem svart på vitt blir det uppenbart vad som borde flyttas, kanske att du skapar en custom GPT, kanske skulle texten läggas in som instruktion i dina personliga inställningar, eller till ett eget promptbibliotek du sparar i exempelvis Notion?

Svaret du får tillbaka kommer garanterat hjälpa dig att hitta nya arbetssätt - som gör att du snabbare når ditt mål. Testa denna teknik veckovis eller varje kvartal.

2. Reflektion - inför leveranser

"Jag ska leverera [workshop/presentation/dokument]. Gå igenom tidigare chattar där jag jobbat med liknande innehåll. Vilka fällor eller risker ser du att jag kan hamna i?"

Vi minns oftast våra senaste misstag, sällan mönstret. Vår chatbot minns båda, men du behöver fråga om denna feedback. Kör prompten ovan innan du börjar - den fångar saker du själv kan ha missat att du gjorde förra gången du satt i samma situation.

3. Retrospektiv - efter leverans

"Analysera min senaste leverans av [workshop/presentation/dokument]. Var fastnade jag? Vilka moment skapade värde och vilka skapade bara brus? Vad hade jag kunnat göra annorlunda?"

Allra bäst direkt när projektet är klart, medan minnet är färskt och inte uppstädat i efterhand. Spara svaret och använd det för att förbättra din arbetsprocess. Nästa gång du börjar något liknande - kopiera in svaret du fick från ChatGPT/Claude/Gemini.

För att ta sig framåt behöver vi alltså också titta bakåt

De flesta AI-tips för chefer och HR-personer handlar om att producera mer. De tre prompterna ovan handlar om det motsatta - att se mönster i det sätt du redan jobbar med din chatbot, och göra något åt det du upptäcker. Detta arbetssätt tar dig bara 30-60 minuter att utföra, men sparar dig flera timmar. Så, vad hade du velat bli bättre på? Fråga din chatbot nästa gång! 

Har ni testat AI och chatbottar - men kommer inte framåt? Låt Peops Relations utbilda er i grundläggande generativ AI. En kompetens som är en av de mest eftertraktade kompetenserna på marknaden just nu. Du är varmt välkommen att kontakta oss om du vill veta mer.

Vad kostar en interim HR-konsult?

Att ta in en interim HR-konsult kan vara den sista pusselbiten som ditt företag behöver, särskilt om ni idag saknar egen HR-avdelning eller behöver extra hjälp under tidsbestämd period med HR-relaterade frågor (exempelvis föräldravikariat).

Men vad kostar en konsult egentligen? Och vad gör egentligen en HR-konsult? Hos Peops Relations erbjuder vi flera olika lösningar, bland annat teambaserad approach som ger dig mer än “bara” en konsult - du får tillgång till ett helt team av HR-experter, anpassat efter var ditt bolag står idag och nuvarande behov.

Vad påverkar kostnaden för en interim HR-konsult?

När du funderar på att anlita en interim HR-konsult är det viktigt att förstå vilka faktorer som kan påverka priset:

• Senioritet och erfarenhet
  En mer senior konsult kostar ofta mer (ex. HR Business Partner eller HR Strateg), men kan också leverera snabbare och med större träffsäkerhet. Är behovet mer adminstrativt och operativt (ex. HR Adminstratör eller HR Generalist) kan även detta påverka ert val av konsult.
• Uppdragets omfattning
  Är det ett kortare vikariat eller ett större förändringsprojekt (ex. omorganisering eller uppköp)? Längre åtaganden brukar ge lägre timpris eftersom det säkerställer ett långsiktigt samarbete.
• Specialistkompetens
  Behövs det insatser inom exempelvis riktat stöd till chefer, arbetsrätt, rekrytering, processutveckling eller kulturarbete?
• Flexibilitet
  Hur snabbt behöver ni hjälp och hur mycket kan uppdraget förändras över tid?

Så kan en teambaserad interim HR-lösning ge dig mer värde

Hos Peops Relations arbetar vi ofta teambaserat, vilket innebär att du som kund får tillgång till en laguppställning med flera olika kompetenser under ett och samma uppdrag, vilket dessutom kan vara ett billigare alternativ. Det ger viss möjlighet att växla mellan experter beroende på vad ditt företag behöver just nu:

• Bygga och effektivisera HR-processer
• Rekrytera och attrahera ny kompetens
• Stärka företagskulturen genom utbildningar för chefer eller kanske workshops (inom bland annat AI)
• Hantera arbetsrättsliga frågor och förändringsarbete

Resultatet?
Du får din externa HR-avdelning till priset av en konsult, där priset kan bli lägre än att låsa sig till en enda person. Det ger dig flexibilitet och trygghet i ett samarbete som anpassas efter just din verksamhets tillväxttakt - eller där det finns behov av snabb omorganisering. Rollen som interim HR kan ha olika karaktär, men säkerställer alltid att den återspeglar företagets nuvarande behov.

Kostnader - och varför rätt lösning är viktigare än priset

Vanligtvis kan kostnaden för en HR-konsult variera från 800kr upp till 2000kr/timmen. Priset baseras på de faktorer som tidigare nämnt, men där vi gärna för en dialog för att kunna hitta en lösning som passar båda parter. När du väljer interim HR är det däremot viktigt att se bortom timpriset. Fundera på:

• Hur snabbt får ni effekt av insatsen?
• Hur mycket tid sparar det era chefer och kollegor internt?
• Vilket värde skapas genom att ha tillgång till flera kompetenser? Kan ni istället fokusera på andra projekt?
• Är det värt att riskera exempelvis en felrekrytering och därmed tappa fart i tillväxtsarbetet?

Vi på Peops Relations gör alltid en grundlig analys tillsammans med dig för att bygga en strategisk plan som passar just ditt företag, så att du får rätt stöd i rätt tid.

Är ert företag i behov HR-stöd? 

Vare sig ni har ett brinnande behov eller ser att inom snar framtid finns ett behov så finns vi här för dig.

Du kan även boka kostnadsfria HR-samtal med oss där du får bolla dina frågor och utmaningar. Du väljer själv efter samtalet om du tror att det är aktuellt med HR-stöd idag - eller inom snar framtid.

Vad gör en HR-konsult?

En HR-konsult (Human Resources) arbetar med personalfrågor. Konsulten fungerar som en flexibel resurs som stärker organisationens arbete med människor och processer. Det kan innebära allt från att säkerställa att nya anställningar sker tryggt och professionellt, till att etablera onboardingprogram och utveckla interna HR-strukturer och bygga långsiktiga strategier. Många tillväxtbolag hanterar HR internt i början, men när företaget växer kan behovet av HR-stöd i både småföretag till medelstora bolag snabbt bli tydligt. Det är vanigt att HR benämns vid olika titlar, som exempelvis HR Adminstratör, HR Generalist, HR Specialist, HR Business Partner eller HR Strateg.

I praktiken kan en HR-konsult (även kallad Interim HR) hjälpa till med:

• Tillfälligt ta rollen som HR-ansvarig, HR-specialist, HR Business Partner eller HR Manager under en tillväxtfas och omorganisering - eller annan förändringsperiod.
• Rekryteringsstöd av både nishade och nyckelroller - från kravprofil och sourcing - till kontrakt och anställning.‍
• Bygga chefsutvecklingsprogram eller förändringsarbete inom HR.
• Projektleda implementationer av exempelvis HR- och rekryteringssystem - samt stötta i arbetsrättsliga frågor.

Genom att kombinera operativt stöd med strategisk rådgivning kan en HR-konsult snabbt skapa mervärde utan att företaget behöver lägga tid på att rekrytera och bygga upp en intern HR-avdelning från grunden.

När behöver du en HR-konsult?

Det kan finnas flera tillfällen där outsourcad HR kan vara aktuellt:

✅ Vid snabb tillväxt‍

När antalet anställda ökar och det blir svårt att hålla ihop roller, ansvar och arbetskultur på ett naturligt sätt. Då kan en interim HR-lösning vara ett sätt att få stabilitet utan att binda upp sig långsiktigt.

✅ Vid behov av ny kompetens‍

När du behöver stärka organisationen genom rekrytering men saknar tiden, nätverket eller kompetensen att hantera processen effektivt.

✅ När bolaget förändras eller vid omorganisation‍

När företaget ska gå igenom större förändringar som påverkar teamstruktur, ledarskap eller arbetssätt.

✅ När HR-strukturen behöver byggas upp från grunden‍

Innan utmaningarna blir akuta kan det vara klokt att skapa en grundläggande HR-strategi. Samt skapa HR-processer, såsom on- och offboarding, policys och en tydlig arbetsmiljöstruktur. Att följa lagkraven kommer vara avgörande för bolagets tillväxt.

✅ Stöd till chefer och team‍

Ibland handlar det om att implementera AI-användning, utveckla ledarskapet, bättra samarbetet eller bygga en långsiktig arbetsplatskultur, detta är områden där en erfaren HR-konsult kan coacha och facilitera arbetet framåt.

Fördelar med en HR-konsult

Att ta in en HR-konsult ger tillgång till bred kompetens utan att du behöver investera i en hel HR-avdelning. Här kan även kostnaden för en interim HR variera beroende på komplexitet och omfattning. Men med en HR-konsult kommer flexibilitet: du kan få tillgång till rätt kompetens för rätt utmaning, oavsett om det gäller tillfällig HR, hjälp att hitta och anställa nya medarbetare, eller utvecklingsinsatser på strategisk nivå. Insatsen kan skalas upp och ned beroende på bolagets utveckling, vilket gör det till en flexibel lösning.

Det är också ett sätt att snabbt få struktur och trygghet på plats, särskilt i tillväxtfaser där interna resurser ofta är limiterade. Genom att arbeta tillsammans med en HR-konsult kan företaget fokusera på sin kärnverksamhet samtidigt som de bygger en hållbart varumärke för framtiden.

Går du i tankarna kring HR-stöd?

Om du är nyfiken på hur en flexibel rekrytering- eller HR-lösning kan se ut i er verksamhet är du varmt välkommen att boka in ett förutsättningslöst samtal med oss på Peops Relations. Vi erbjuder kostnadsfritt möte för rådgivning. Boka ett möte med oss här.

Föräldraledighet är en rättighet som regleras genom Föräldraledighetslagen och är en av de viktigaste frågorna för många medarbetare. Oavsett om du är chef som behöver hantera en medarbetares föräldraledighet eller en medarbetare som planerar för denna period, är det viktigt att förstå reglerna och dina rättigheter. Många frågor dyker upp: Hur långe kan jag vara borta? Vad händer med min lön? Kan min chef neka mig föräldraledighet? I den här guiden går vi igenom det viktigaste du behöver veta.

Hur lång föräldraledighet har du rätt till?

I Sverige har föräldrar rätt till totalt 480 dagar föräldraledighet per barn. Dessa dagar kan delas mellan föräldrarna enligt eget önskemål. Det finns dock vissa regler: minst 90 dagar är reserverade för varje förälder och kan inte överföras till den andra föräldern. Detta kallas för "pappalediga" och "mammalediga" och är utformat för att uppmuntra båda föräldrar att ta ut ledighet.

Du kan ta ut föräldraledigheten när som helst fram till att barnet fyller 8 år, eller fram till utgången av det år då barnet fyller 8 år. Det finns också möjlighet att ta ut föräldraledighet under graviditet, från två veckor före beräknad förlossning. Många föräldrar väljer att ta ut ledigheten under barnets första år, men det är helt upp till dig och din familj hur ni fördelar den.

Det är viktigt att notera att föräldraledigheten kan tas ut både heltid och deltid. Du kan till exempel arbeta 50 procent och ta ut 50 procent föräldraledighet, vilket ger flexibilitet för många familjer. Denna flexibilitet gör det möjligt att gradvis återgå till arbetet eller att kombinera arbete med tid hemma med barnet.

Vad händer med lönen under föräldraledigheten?

Under föräldraledigheten får du föräldrapenning från Försäkringskassan, inte lön från arbetsgivaren. Föräldrapengingen är normalt 80 procent av din tidigare inkomst under de första 240 dagarna, och därefter 20 procent under de återstående 240 dagarna. Det finns dock ett tak för hur mycket föräldrapenning du kan få, vilket uppdateras årligen.

Många arbetsgivare erbjuder dock kompletterande föräldrapenning eller föräldrapenningförsäkring, vilket innebär att de fyller på skillnaden mellan föräldrapengingen och din ordinarie lön. Detta är något du bör diskutera med din arbetsgivare innan du går på föräldraledighet. Det är inte en laglig skyldighet för arbetsgivaren, men många företag erbjuder detta för att behålla talang och visa att de värdesätter sina medarbetare.

Det är viktigt att planera ekonomin innan du går på föräldraledighet. Kontakta Försäkringskassan för att få information om din specifika situation och hur mycket föräldrapenning du kan förvänta dig. Du kan också fråga din arbetsgivare om de erbjuder någon form av komplettering.

Kan min chef neka mig föräldraledighet?

Nej, din chef kan inte neka dig föräldraledighet enligt Föräldraledighetslagen. Det är din lagliga rättighet att ta ut föräldraledighet, och arbetsgivaren är skyldig att acceptera detta. Dock finns det vissa praktiska aspekter att ta hänsyn till. Du bör informera din arbetsgivare om din planerade föräldraledighet så snart som möjligt, helst minst två månader innan du planerar att börja.

Även om chefen inte kan neka dig föräldraledighet, kan det finnas diskussioner om tidpunkten för ledigheten. Om du arbetar på en mindre arbetsplats eller under en kritisk period, kan det vara värdefullt att diskutera när det passar bäst för både dig och företaget. Många arbetsgivare är flexibla och kan hitta lösningar som fungerar för båda parter, men det är viktigt att kommunicera tidigt.

Det är viktigt att veta att du är skyddad enligt lag och att diskriminering på grund av föräldraledighet är förbjuden.

Praktiska tips för att planera föräldraledigheten

För att göra övergången så smidig som möjligt, rekommenderas det att du planerar föräldraledigheten tillsammans med din arbetsgivare. Börja med att informera din chef så snart du vet att du ska bli förälder. Diskutera när du planerar att börja ledigheten, hur långe du tänker vara borta och om du planerar att återgå deltid eller heltid.

Det är också en bra idé att dokumentera allt skriftligt. Skicka ett mail till din arbetsgivare där du bekräftar dina planer för föräldraledigheten. Detta skapar klarhet och undviker missförstånd senare. Många arbetsgivare har också rutiner för hur de hanterar föräldraledighet, så fråga om det finns någon process du bör följa.

Innan du går på föräldraledighet, se till att du har löst praktiska frågor som: Vem ska ta över dina arbetsuppgifter? Hur ska kommunikationen fungera om något brådskande uppstår? Vad händer med dina projekt? Genom att planera detta i förväg skapar du en smidig övergång för både dig själv och ditt team.

Många föräldrar väljer också att ta en gradvis återgång till arbetet efter föräldraledigheten. Du kan till exempel börja med 50 procent och sedan öka till 100 procent efter några veckor. Detta kan göra övergången lättare för både dig och ditt barn.

Ta vara på tiden 🧡

Föräldraledighet är en viktig tid för dig och din familj. Genom att förstå reglerna och planera tillsammans med din arbetsgivare kan du göra denna period så smidig och stressfri som möjligt. Om du har frågor eller behöver stöd i att navigera i processen för föräldraledighet, tveka inte att kontakta oss för ett kostnadsfritt konsultsamtal. Vi hjälper gärna dig och ditt företag att skapa rutiner för föräldraledighet och hittar passande vikarier.

Som chef har du ett stort ansvar för arbetsmiljön på din arbetsplats. Men vad innebär det egentligen? Och vad händer om något går fel?

Vad säger lagen om chefens ansvar?

Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren det övergripande ansvaret för arbetsmiljön. Som chef representerar du arbetsgivaren och får därmed ett direkt ansvar för dina medarbetares säkerhet och hälsa.

Ditt ansvar omfattar:

• Att förebygga ohälsa och olyckor samt säkerställa en trygg fysisk och psykosocial arbetsmiljö
• Att se till att lagar, föreskrifter och interna riktlinjer följs i praktiken
• Att agera snabbt när risker, brister eller varningssignaler uppstår

Det räcker inte att bara veta om problemen. Du måste aktivt arbeta för att förebygga och åtgärda brister.

Konkreta åtgärder du måste vidta

Rekommendation här brukar vara att börja med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är inte bara en byråkratisk övning - det är ditt verktyg för att skapa en bra arbetsplats.

Regelbundna riskbedömningar

Du ska regelbundet undersöka vilka risker som finns på arbetsplatsen. Det gäller både fysiska risker som halka och fall, och psykosociala risker som hög arbetsbelastning eller dålig kommunikation.

Tänk på att riskbedömningar inte är något du gör en gång om året. De ska göras kontinuerligt, särskilt när:

• Förändringar i organisation, arbetssätt, arbetsuppgifter eller arbetsbelastning
• Införande av nya system, verktyg eller lokaler
• Olyckor, tillbud eller återkommande signaler om stress eller ohälsa

Skapa rutiner för rapportering

Dina medarbetare måste känna sig trygga med att rapportera problem. Här kan du förslagsvis skapa tydliga kanaler för både formell rapportering och informella samtal.

Viktigt att komma ihåg: Ingen ska behöva vara rädd för att påpeka brister. Tvärtom - det visar på engagemang och omtanke om arbetsplatsen.

När du kan bli personligt ansvarig

Som chef kan du i vissa fall bli personligt ansvarig om något går fel. Det händer framför allt när:

• Du känner till risker men inte agerar eller följer upp
• Arbetsmiljöarbetet saknar struktur, dokumentation eller tydligt ansvar
• Allvarliga incidenter sker till följd av försummelse eller passivitet

Personligt ansvar kan innebära böter eller i allvarliga fall fängelse. Men det viktigaste är förstås att förebygga så att olyckor aldrig händer.

Dokumentation är din vän

Dokumentera allt du gör inom arbetsmiljöområdet. Det skyddar både dig och dina medarbetare. Därför är det viktigt att spara och dokumentera:

• Riskbedömningar, handlingsplaner och uppföljningar
• Tillbud, olyckor och vidtagna åtgärder
• Viktig kommunikation i arbetsmiljöfrågor

Praktiska tips för bättre arbetsmiljö

Arbetsmiljöarbete behöver inte vara komplicerat. Ofta handlar det om sunt förnuft och att lyssna på sina medarbetare.

Börja med det enkla:

• Ha löpande dialog med medarbetare - inte bara på formella möten
• Följ upp arbetsbelastning och mående, inte bara leverans
• Ta tidiga signaler på allvar och agera innan problemen växer

Kom ihåg att en bra arbetsmiljö inte bara handlar om att följa lagen. Det handlar om att skapa en arbetsplats där människor mår bra och kan prestera sitt bästa.

Behöver du stöd med arbetsmiljöfrågor?

Arbetsmiljöansvar kan kännas överväldigande, särskilt för nya chefer. Men du behöver inte hantera allt själv.

Vill du få hjälp att sätta upp rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete? Eller behöver du stöd med en specifik situation?

Boka ett kostnadsfritt samtal med oss på Peops Relations. Vi hjälper dig att skapa en trygg och hälsosam arbetsplats - både för dina medarbetares skull och för att du ska känna dig säker i din chefsroll.

Nu stundar snart julmys, glöggdoft och tid med nära och kära. Men innan lugnet infinner sig dyker ofta den välbekanta pre-holiday stressen upp, som en liten grinch som kliver in på kontoret lagom till december. De sista arbetsdagarna fylls lätt av ambitionen att avsluta allt, städa både det fysiska och digitala skrivbordet och gå på ledighet med ett "perfekt" tomt bord inför det nya året.

Psychology Today menar dock att denna slutspurt ofta gör motsatt nytta: den ökar stressen, hindrar återhämtning och gör att många startar sin ledighet mer utmattade än utvilade. Det kroppen egentligen behöver är en gradvis nedtrappning. Genom att ge sig själv, och sitt team, tillåtelse att göra mindre inför julen skapas de bästa förutsättningarna för en riktigt vilsam paus.

Vanliga källor till stress inför ledighet:

• Överfulla och överambitiösa att-göra-listor

• Förväntningar på att “hinna klart allt” innan ledighet

• Otydliga prioriteringar

• För många möten och deadlines i december

• En kultur där produktivitet premieras över återhämtning

• Känslan av att behöva vara “duktig” innan man tar ledigt‍

Tre saker att tänka på för en lugnare julavslutning:

• Prioritera endast det mest akuta och låt allt som kan vänta faktiskt vänta till januari.

• Planera en mjukstart på semestern genom att avsluta sista arbetsdagen tidigare.

• Sätt Out-of-Office – och håll fast vid den

För dig som är chef – så kan du hjälpa teamet att varva ner: 🌟

• Tydliggör prioriteringar - Hjälp teamet att se vad som är måste och vad som kan vänta till januari.

• Sänk förväntningarna på att “hinna allt” - Normalisera att inte alla uppgifter behöver vara klara före ledigheten.

• Minska antal möten sista veckan - Uppmuntra till att boka av eller korta ner möten för att frigöra tid och minska stress.

• Uppmuntra återhämtning - Ge klartecken att ta en lugnare arbetsdag eller gå tidigare sista dagen.

Och kanske den viktigaste av dem alla…

• Föregå med gott exempel! - Sätt din egen Out-of-Office, koppla ner och visa att det är okej att vara ledig på riktigt.

När allt kommer omkring handlar julledigheten inte om hur mycket vi hinner beta av innan vi loggar ut, utan om hur bra vi lyckas ge oss själva och varandra utrymme att faktiskt vila. Genom att sänka tempot, tydliggöra prioriteringar och våga låta vissa saker vänta, skapar vi en arbetsmiljö där människor får andas ut istället för att sprinta in i väggen. Så låt tempot sjunka, låt inkorgen vara ifred och låt återhämtningen börja redan nu. Det är en gåva som både du och ditt team kommer ha glädje av långt in i det nya året.

Vi på Peops önskar dig och ditt team en riktigt fridfull, varm och återhämtande julledighet.

Ta hand om er och låt lugnet få ta plats. 🌟

‍