Att behålla och attrahera talanger kräver mer än konkurrenskraftiga löner.

Första intrycket är viktigt. Så att vara medveten om det första intrycket av en ny medarbetare i ditt företag är avgörande för hans eller hennes framtida prestation. Det är därför jag i den här bloggen tittar närmare på onboarding.

Att ta in någon i ditt företag är ungefär som att välkomna någon i ditt hus. Som med alla välkomnande är det inte bara en första fika och en kort introduktionsprat. Det är en ständig demonstration av samarbete och tillgivenhet. En bra introduktionsprocess är avgörande för produktiviteten hos din anställd och hans eller hennes integration med teamet. Den omfattar allt från den första lilla introduktionen över en kopp kaffe till de mer formella månatliga en-till-en-mötena. I den här bloggen kommer jag att ge några praktiska råd om hur du kan förbättra din onboardingprocess och integrationen och engagemanget för dina nya medarbetare. Om du tänker: "det mesta av detta gäller inte oss eftersom covid-19-krisen tvingar oss att arbeta på distans", tänk om. Onboarding är nu viktigare än någonsin för att skapa ett välfungerande team, du behöver bara tänka om dina strukturer i en digital fråga. Fler tips om det här.

Handböcker med mera

Låt oss först få det tråkiga ur vägen. Som en del av varje onboardingprocess finns det många praktiska frågor och frågor som din nyanställda medarbetare har. Handböcker är ett utmärkt sätt för anställda att lugnt läsa igenom och hitta svar på sina frågor, under de första turbulenta veckorna av en ny anställning. På samma rad, se till att handboken också har en FAQ, där medarbetaren kan hitta de vanligaste frågorna, bara för att göra det lite lättare för honom eller henne.

Allt behöver dock inte vara tråkiga praktiska grejer. Du kan också inkludera mer intressanta saker i din handbok som:

• En formulerad version av din vision, mission, strategi, kultur och värderingar.
• En översikt över dina teammedlemmar, inklusive bilder, praktisk information och roliga fakta.
• En översikt över dina kunder/klienter och intressenter, och en kort sammanfattning av var och en av dem.

Möta teamet/teamen

Om du vill känna dig som hemma måste du veta vilka som bor i huset. Det är därför viktigt att ha möten med de olika teamen. Nu är det här saker och ting blir lite svåra att definiera. Eftersom företag skiljer sig åt i storlek blir det svårare för dem att involvera alla i processen. Att möta teamet är en process som börjar stort, med många människor inblandade och som minskar med tiden.

Normalt ser processen ut så här:

‍

1. Ett (digitalt) meddelande om den nyanställde, vem han eller hon är och vad han eller hon ska göra, för hela företaget.
2. En kort (digital) introduktion av medarbetaren till hela företaget (eller en större del av företaget).
3. En grundligare introduktion med kollegor från olika avdelningar som medarbetaren kommer att arbeta nära med.
4. Ett möte med representanter från HR-, Juridik- och Faciliteter/IT-avdelningarna.
5. Ett möte med medarbetarens (eller hela avdelningen) närmaste kollegor. Håll det här mötet utanför platsen, kanske som ett lunchmöte eller eftermiddagsfika så att teamet verkligen kan spendera lite kvalitetstid för att lära känna medarbetaren. .
6. En-till-en möten med chefen.

Introduktion och utbildning

När du är klar med att skaka hand, precis som hemma, är det dags att ta en kaffe och sätta dig ner för att prata om lite mer allvarliga saker. I den meningen talar jag om mer grundliga introduktioner om vad företaget gör och hur de gör saker, vad de står för och hur de kommunicerar detta. Employer branding är ett stort ämne i dessa introduktioner och utbildningar. Du måste ge den nyanställda medarbetaren en god uppfattning om vad ditt varumärke representerar och hur detta översätts i hans eller hennes aktiviteter.

Detta är också ögonblicket då en anställd får sin första introduktion till de interna systemen, arbetssätt och kontaktpersoner inklusive eventuella kunder. I den meningen är det bra att ha en utbildning av en högre anställd eller någon från IT-avdelningen för att se till att den nyanställde kan arbeta med de system du använder. Kund- eller intressentmöten är också en stor del av processen. En senior anställd bör ta med sig den nyanställde till introduktionsmöten med potentiella kunder och intressenter så att de får en bild av vem du arbetar för/med.

En annan del av denna process är jobbspecifika utbildningar som kan vara löpande, men som introduceras i onboardingprocessen.

Feedback

Så nu när du har bombarderat din nyanställda medarbetare med så mycket information du kan, är det dags att skörda lite information också. Det betyder: en-till-en-möten med feedback. Det är ofta möten mellan den nyanställde och dennes chef, där båda parter kan ge varandra feedback. Dessa möten bör hållas regelbundet och kontinuerligt under hela karriären för dina anställda på ditt företag. Försök att ha ett sådant möte ungefär varje månad med dina anställda, även deras första månad. Naturligtvis är allt fortfarande roligt och spel då, så det kommer inte så mycket feedback från din medarbetare men försök utmana dem redan då. Finns det verkligen inget som företaget kan förbättra? Hur var det första intrycket? Var det tillräckligt bra? Finns det något som bör förbättras? Kom ihåg att bilden som företaget ger av sina egna anställda ofta också översätts till samma bild som de ger till kunder och intressenter.

Sammanfattningsvis

En bra onboardingprocess är allt från den första handboken till formella möten med kunder och intressenter. Det är en stor process som, om den görs på rätt sätt, kan kickstarta din nya medarbetares karriär inom ditt företag. I den här bloggen har vi gett en kort översikt över allt väsentligt. Om du vill ha en mer detaljerad färdplan för hur en bra introduktionsprocess ser ut, klicka här.

Om du behöver hjälp med att ställa in din introduktionsprocess är det bara att kontakta oss så ordnar vi ett möte för att se vad vi kan göra för dig!

Nu stundar snart julmys, glöggdoft och tid med nära och kära. Men innan lugnet infinner sig dyker ofta den välbekanta pre-holiday stressen upp, som en liten grinch som kliver in på kontoret lagom till december. De sista arbetsdagarna fylls lätt av ambitionen att avsluta allt, städa både det fysiska och digitala skrivbordet och gå på ledighet med ett "perfekt" tomt bord inför det nya året.

Psychology Today menar dock att denna slutspurt ofta gör motsatt nytta: den ökar stressen, hindrar återhämtning och gör att många startar sin ledighet mer utmattade än utvilade. Det kroppen egentligen behöver är en gradvis nedtrappning. Genom att ge sig själv, och sitt team, tillåtelse att göra mindre inför julen skapas de bästa förutsättningarna för en riktigt vilsam paus.

Vanliga källor till stress inför ledighet:

• Överfulla och överambitiösa att-göra-listor

• Förväntningar på att “hinna klart allt” innan ledighet

• Otydliga prioriteringar

• För många möten och deadlines i december

• En kultur där produktivitet premieras över återhämtning

• Känslan av att behöva vara “duktig” innan man tar ledigt‍

Tre saker att tänka på för en lugnare julavslutning:

• Prioritera endast det mest akuta och låt allt som kan vänta faktiskt vänta till januari.

• Planera en mjukstart på semestern genom att avsluta sista arbetsdagen tidigare.

• Sätt Out-of-Office – och håll fast vid den

För dig som är chef – så kan du hjälpa teamet att varva ner: 🌟

• Tydliggör prioriteringar - Hjälp teamet att se vad som är måste och vad som kan vänta till januari.

• Sänk förväntningarna på att “hinna allt” - Normalisera att inte alla uppgifter behöver vara klara före ledigheten.

• Minska antal möten sista veckan - Uppmuntra till att boka av eller korta ner möten för att frigöra tid och minska stress.

• Uppmuntra återhämtning - Ge klartecken att ta en lugnare arbetsdag eller gå tidigare sista dagen.

Och kanske den viktigaste av dem alla…

• Föregå med gott exempel! - Sätt din egen Out-of-Office, koppla ner och visa att det är okej att vara ledig på riktigt.

När allt kommer omkring handlar julledigheten inte om hur mycket vi hinner beta av innan vi loggar ut, utan om hur bra vi lyckas ge oss själva och varandra utrymme att faktiskt vila. Genom att sänka tempot, tydliggöra prioriteringar och våga låta vissa saker vänta, skapar vi en arbetsmiljö där människor får andas ut istället för att sprinta in i väggen. Så låt tempot sjunka, låt inkorgen vara ifred och låt återhämtningen börja redan nu. Det är en gåva som både du och ditt team kommer ha glädje av långt in i det nya året.

Vi på Peops önskar dig och ditt team en riktigt fridfull, varm och återhämtande julledighet.

Ta hand om er och låt lugnet få ta plats. 🌟

‍

En färsk rapport från IHE, på uppdrag av Hjärnfonden, avslöjar att en betydande del av hjärnans sjukdomar kan förebyggas genom livsstilsförändringar. Rapporten visar att låg fysisk aktivitet är den faktor som påverkar flest av hjärnans sjukdomar och kan kopplas till 13 procent av all diagnostiserad GAD, 9 procent av Alzheimers sjukdom, 8 procent av stroke, 7 procent av annan demens och 7 procent av Parkinsons sjukdom.

För företag och HR-avdelningar utgör detta en unik chans att satsa på medarbetarnas hälsa. Genom att främja fysisk aktivitet och bygga en inkluderande arbetsmiljö kan vi inte bara höja individers välbefinnande utan också bidra till att minska de omfattande kostnaderna som dessa sjukdomar innebär för samhället.

Tre tips för att komma igång:

• Få till rörelsepauser! Ta en omväg till kaffeautomaten, välj trapporna istället för hissen och variera att sitta och stå under din arbetsdag.
• Bjud in till gemensamma träningspass - att träna tillsammans är inte bara bra för hälsan, det stärker även gruppens gemenskap. Kanske kan sommarfesten inkludera ett träningstillfälle?
• Walk & talks - bjud in till promenadmöten! 1:1 samtal passar perfekt som promenadmöten - och varför inte ta med mobil och hörlurar ut på en promenad vid andra digitala möten?

Är din arbetsplats i behov av hjälp? Låt oss tillsammans skapa en hälsosammare - kontakta oss så berättar vi mer!

Här kan ni läsa mer om rapporten: Hjärnans sjukdomar går att förebygga | Hjärnfonden (hjarnfonden.se)

‍