Vad kostar en HR-konsult?

Hantera Svåra Samtal på Arbetsplatsen

Som chef ligger ett stort ansvar i att leda och skapa en sund arbetsmiljö. Ibland kräver det även att du behöver ha svåra samtal för att främja ett positivt arbetsklimat. I denna artikel kommer vi att utforska strategier för att effektivt hantera dessa utmanande konversationer. Nedan beskriver vi 3 olika aspekter av samtalet som kan hjälpa dig att strukturera samtalet.

Välj Rätt Förutsättningar:

Att välja rätt förutsättningar för ett svårt samtal är avgörande. Initiera konversationen i god tid, men undvik att boka mötet nära en potentiell utlösande faktor, då känslor kan vara i svang. Välj en neutral plats utanför arbetsplatsen för att skapa en avslappnad miljö. Undvik också att schemalägga mötet på en fredag eftermiddag när motivationen kan vara låg.

Kom väl förberedd med strukturerad inledning och agenda. Ha konkreta exempel eller bevis på situationer där något inte gick som planerat. Genom att vara förberedd kan du skapa en tryggare och mer professionell atmosfär.

Under Samtalet:

Under själva samtalet är det viktigt att vara öppen och rak på sak. Förklara tydligt vad samtalet handlar om och undvik att inlinda budskapet. Använd öppna frågor för att uppmuntra till dialog och undvik riktade påståenden som kan uppfattas som angrepp. Istället för att säga "Du är...", använd formuleringar som "Jag vill..." för att fokusera på hur du vill hantera situationen.

Om personen reagerar med ilska, bemöt det med professionalitet. Förmedla att ni båda är där för att lösa situationen tillsammans. Rikta inte kritiken direkt mot personen; fokusera istället på att bemöta en specifik situation eller händelse. Var tydlig med ditt budskap och upprepa det vid behov för att säkerställa att det har förståtts.

Undvik att själv ha det "sista ordet", det finns alltid en risk för att motparten uppfattar det som att du ville bevisa att du har rätt redan på förhand.

Efter Samtalet:

Efter det svåra samtalet är det viktigt att boka in uppföljningssamtal snarast möjligt. Syftet är att höra personens reflektioner och följa upp på hur de mår överlag. Genom att skapa en möjlighet för eftertanke och feedback kan du stärka relationen och underlätta processen för förbättring.

Beskriv i detalj stegen för att gå vidare efter samtalet. Det kan inkludera att implementera åtgärder, sätta upp mål för förbättring och erbjuda stöd om det behövs. Genom att visa att du är engagerad i personens utveckling och trivsel kan du skapa en kultur av stöd och tillväxt.

Slutsats:

Att hantera svåra samtal som chef kräver en kombination av förberedelse, öppenhet och professionalism. Genom att välja rätt förutsättningar, vara tydlig under samtalet och följa upp på ett omsorgsfullt sätt kan du främja en hälsosam arbetsmiljö.

Hur har du hanterat utmanande samtal? Dela gärna dina erfarenhet med oss på våra sociala medier.

Är ert företag i behov av hjälp för att skapa en framgångsrik arbetskultur? Tveka inte att höra av er till oss, vi bollar gärna era tankar!

---

Källor: 
Kollega.se (länk)
Prevent.se (länk)
Motivation.se (länk)

‍

Både företag och chefer letar alltid efter sätt att förbättra sig. Feedbacksamtal med anställda hålls regelbundet, men ofta glömmer de bort att använda en grupp som är mycket viktig; människorna som lämnar.

I framstegens värld är ingenting så viktigt som reflektion. Du behöver reflektera för att se tillbaka och se var det finns utrymme för förbättringar. Många chefer och företag utnyttjar redan detta genom att hålla regelbundna återkopplingsmöten och en-till-en-möten, där både medarbetare och chefer öppet berättar om sina erfarenheter. Om du inte gör detta, börja sedan göra det. I morgon. Allvarligt. Det enklaste sättet att förbättra ditt företag är genom att utnyttja dina anställdas kunskap, så låt inte deras talanger gå till spillo. I den här bloggen kommer jag dock inte att uppmärksamma det. I den här bloggen kommer jag att gå in på vikten av feedback från de personer som faktiskt kommer att lämna ditt företag och visa dig vad du kan lära dig av dem.

Låt oss börja med: varför?

Tja, för det första har människor som lämnar ditt företag ingenting att "förlora", så de kommer att vara mycket tillmötesgående med vad de tycker. Vid normala återkopplingsmöten uppmuntras anställda att vara så öppna i förväg som möjligt. Även om detta låter bra, lär oss erfarenheten att anställda kan vara lite tveksamma till att säga allt som de tänker på i rädsla för vedergällning. Denna vedergällningsfaktor är inte närvarande vid en "exitintervju", så din före detta anställd kommer att vara öppen och ärlig.

För det andra är det viktigt att notera att man kan lära sig mycket av anledningen till varför medarbetaren slutar. Det kan vara möjligt att denna nya information hjälper dig att förhindra att andra lämnar av samma skäl. Ofta gör chefer antaganden om varför anställda slutar, istället för att faktiskt fråga och förstå varför de slutar. På så sätt kan de inte effektivt hantera eventuella problem i den interna organisationen. Därför är det viktigt att ta reda på de verkliga orsakerna i en exitintervju.

För det tredje är det viktigt för ditt varumärke som arbetsgivare som en del av medarbetarupplevelsen. I en exit-intervju kan du ta upp alla möjliga ärenden som kräver stängning innan medarbetaren slutar. Kanske finns det konflikter som måste lösas, utrustning som måste lämnas tillbaka eller pågående sekretessklausuler som måste undertecknas. Mest av allt är det ett ögonblick för din medarbetare att reflektera och uttrycka sina tankar och känslor. Det är alltid bra att ge sin medarbetare en känsla av att de blir hörda, men det är ännu viktigare att faktiskt lyssna (och agera).

Fortfarande inte övertygad om att det är viktigt att ha dessa exitintervjuer? Här är ytterligare tio skäl.

Vad ska man fråga?

Som tidigare nämnts är huvudmålet att ta reda på vad motivationen är hos den anställde som slutar, men det är också bra att reda ut andra möjliga problem i din organisation. Så var inte rädd för att ställa kreativa frågor. Förvandla inte intervjun till ett förvärv och stämningen lättsam för att få din före detta anställd att verkligen öppna sig. När du har dessa exitintervjuer är det bra att hålla frågorna enhetliga. Se till att du ställer samma frågor till alla, så att du faktiskt kan använda resultaten. Mer om det senare.

Här är några exempel på frågor som du kanske vill använda:

• Vad är anledningen till att du lämnar oss? (självklart)
• Kan du lista några av de tre främsta anledningarna till varför du lämnar oss?
• Finns det något vi kan förbättra som företag? Prestanda eller kulturmässigt?
• Finns det något som din egen avdelning kan förbättra?
• Finns det något som din chef kan förbättra?
• Om du skulle vara ägare till det här företaget i morgon, vilka skulle vara de fem bästa förändringarna som du skulle göra?
• Om du skulle gå tillbaka till början av din tid på vårt företag, vad skulle du då ha velat se annorlunda under din tid hos oss?

Vad kommer härnäst? Data.

Nu när du vet varför det är viktigt och vilka frågor du ska ställa, är det dags att komma till den intressanta delen: data. För att få en organiserad datauppsättning måste du försöka standardisera de svar som de tidigare anställda gav för att få en tydlig bild. Till exempel, om du ställer frågan "Varför lämnar du oss?" då kan du få väldigt många olika svar då det är en öppen fråga. Däremot kan du märka de svar som ges så att du kan upptäcka mönster. Svarsetiketter för denna fråga kan vara: "Stämning inom företaget, utvecklingsmöjligheter, utsikter till bättre nytta, personliga skäl" etcetera.

En eller två exitintervjuer ger dig inte tillräckligt med information om du har att göra med eventuella interna problem. Det beror på att det bara kan vara så att paret ex-anställda som du har intervjuat kan hysa agg mot dig. Men om ett visst mönster dyker upp när fler och fler ex-anställda pekar på samma problem, så kan man inte längre gömma sig bakom ursäkten om ett slumpmässigt gemensamt agg. Så volymen är nyckeln här.

Efter att ha haft rätt etiketter och tillräckligt med volym är du redo att analysera data och dra rätt slutsatser för att förbättra ditt företag och ta itu med eventuella problem.

Sammanfattningsvis

Du bör alltid hålla avslutningsintervjuer, inte bara för att det bidrar till medarbetarupplevelsen, utan du kan faktiskt lära av dem. Denna information kan vara värdefull för att behålla din framtida talang, ta itu med eventuellt dolda problem och förbättra ditt företags resultat.

Behöver du hjälp med att hålla exitintervjuer, analysera data eller implementera lösningar på nyupptäckta problem? Kontakta oss och se vad vi kan göra för dig.

1. Analys av konkurrenter – vad gör de som inte jag gör?

Upplever du att en konkurrent har kommit längre än ditt företag? Låt ChatGPT analysera deras hemsida, marknadsföring eller dokumentation och jämföra den med din egen. ChatGPT kan identifiera förbättringsmöjligheter och föreslå flera åtgärder, exempelvis:

• Nyckelord du kanske missar för stärka din SEO.
• Innehåll som bättre engagerar målgruppen.
• Val av strategi som generellt kan öka antalet kunder.

2. Din assisterande SEO-expert

För att din hemsida ska synas behöver den vara optimerad för sökmotorer som Google. Om du är ny på SEO (sökmotoroptimering) kan ChatGPT guida dig genom att:

• Identifiera de mest relevanta sökorden för ditt företag.
• Skapa en analys av din hemsidas rankning och förbättringsförslag.
• Skapa SEO-vänligt, intressant innehåll som rankas väl på Google och potentiella kunder.

Simpla SEO-åtgärder kan hjälpa dig att nå fler potentiella kunder och öka synligheten.

ChatGPT:s nya videofunktion - har du testat?

Den gör det möjligt att läsa av din omgivning direkt ifrån din kamera på mobilen. En imponerande teknik som definitvt kommer hjälpa företag på oväntade sätt. Nedan kommer två generella tips på hur du kan använda denna rent praktiskt.

3. Förbättra hisspitch & kroppsspråk

Din hisspitch är ofta ditt första intryck. Be ChatGPT analysera texten i din pitch och ditt kroppsspråk när du framför den. Här kan du få en analys av din hisspitch och hur du beter dig. Med feedback från ChatGPT kan du finslipa din presentation och göra ett bättre intryck på investerare, kunder och samarbetspartners. Testa och se hur skarp din pitch är! Saker som du kan be om feedback på är bland annat:

4. Förenkla rapporter och komplexa dokument

Som företagare behöver du ofta förstå omfattande rapporter och regelverk. Låt ChatGPT göra jobbet åt dig:

• Rikta kameran mot dokument eller komplexa diagram och få en begriplig sammanfattning.
• Skapa checklistor för att säkerställa att ditt företag följer riktlinjer och lagkrav.
• Fråga sedan om hur du går tillväga för att checka av kraven på din checklista.

ChatGPT är på så sätt mångsidigt och kan bidra med högre effektivitet och ökad konkurrenskraft. Potentialen är därför stor för dig som vd eller egenföretagare - så våga använda mer AI i din vardag.

Vi Peops Relations hjälper gärna dig! Som erfarna HR-konsulter har vi tidigare hjälpt företag att bygga grunden i bolag. Oavsett om det handlar om att bygga starka team, förbättra rekryteringsprocesser eller skapa en arbetskultur där både medarbetare och verksamhet växer – vi finns här för att stötta dig. Är ditt företag på väg genom denna resa? Kontakta oss för ett kostnadsfritt rådgivningssamtal och praktiska tips.