Varför arbetsprover har en avgörande roll i din rekrytering

I den här bloggen har jag pratat om vikten av en bra kandidatupplevelse och att de flesta företag för närvarande inte får det helt rätt. Detta är särskilt viktigt att notera eftersom varje kandidat antingen kan predika för eller smutskasta ditt varumärke. Därför är det ytterst viktigt att förbättra kandidatupplevelsen och skapa framtida ambassadörer för ditt varumärke.

I den här bloggen kommer jag att ge dig några lösningar på hur du kan förbättra din kandidatupplevelse och lösa eventuella problem; att hitta eller attrahera rätt personer och ge dem den bästa upplevelsen av ditt varumärke.

Fixa grunderna

Så hur förbättrar du din kandidatupplevelse, undviker kandidatreaktioner och blir en bättre arbetsgivare totalt sett? Först, låt oss titta på grunderna och börja med rekryteringsprofilen. Rekryteringsprofilen är, i dagens företag, kanske ett av de mest återvunna dokumenten. Inte bara layoutmässigt utan ofta även textmässigt. Nu behöver detta i och för sig inte vara en dålig sak, men försök och var specifik i vad du söker och undvik generella egenskaper som vi förväntar oss att alla fungerande människor ska ha. Kom ihåg att rekryteringsprofilen inte bara är viktig för att hitta rätt person, utan det är också en profil som du bör basera din kommunikation på (mer om det senare).

I din rekryteringsprofil bör du vara brutalt ärlig i vad du behöver och mycket specifik i vad du letar efter, så slå inte runt. Först då kan du hitta rätt kandidat och kan rätt kandidat hitta dig. Dessutom har detta fördelen att du alltid kan öppna upp din räckvidd senare om du inte kan hitta rätt kandidat initialt (lita på oss, detta är bättre än en allmän profil som lockar 50+ kandidater dagligen).

En annan poäng här är att du kanske inser att du behöver något annat än de kandidater du har sett för att passa profilen hittills. Var då inte rädd för att ändra det och behåll profilen som bas för rekryteringen.

Sist men inte minst, om du vill attrahera nya talanger, låt då andra granska profilen också. Deras insikter och kritik kan vara avgörande för något nytt och revolutionerande. Detta gäller särskilt om du behöver ersätta en avgående medarbetare med en nyanställd. I så fall vill du kanske inte ha mer av samma sak, utan något nytt och förvandlande.

Kommunikation

För det andra, låt oss prata kommunikation. Äktenskapsrådgivare, säljare, min mamma och pappa, nästan alla tror att nyckeln till en bra relation är tydlig kommunikation. Kommunikation inom rekrytering sker ofta i tre former:

1. Digital kommunikation (e-post)
2. Telefon- och videosamtal
3. Intervjuer och personliga möten

Där finns två saker som är mycket viktiga: hastighet och tydlighet. Som den här bloggen visar tror de flesta kandidater att deras erfarenhet skulle ha varit bättre om kommunikationen (från arbetsgivaren) hade varit bättre. Detta inkluderar att svara och ge uppdateringar när det inte finns något att ge en uppdatering om, till exempel; när du väntar på feedback. Försök att hålla kandidaten uppdaterad med den kunskap du har fram till den punkten även om det knappt är mer än du informerade dem om förra gången.

Ett sätt att göra det kan vara automatiskt utlösta meddelanden som skickas till kandidaten när något händer med statusen för hans eller hennes ansökan. Anledningen är enkel; kandidaten känner sig delaktig och hörd. De känner att de är en del av relationen och processen. Så var snabb och var tydlig. Det är vad kandidaterna längtar efter.

Hur du utformar din kommunikation beror på tre faktorer:

1. rekryteringsprofilen (du kanske tilltalar en VP of engineering annorlunda än en praktikant)
2. kommunikationsformen (e-post, telefonsamtal eller möten ansikte mot ansikte)
3. hur långt kandidaten är i processen (du kan avvisa någon i början med ett e-postmeddelande, i slutskedet är inget mindre än ett telefonsamtal acceptabelt)

När du är i kontakt med kandidater, visa alltid apati och förståelse för din situation. Varje kandidat har spenderat minst tre till fyra timmar på sin ansökan och de är mycket investerade i ditt företag. Så försök att placera dig i deras situation och behandla dem med omsorg och gästfrihet. Förstå att du inte bara har att göra med dem, utan också med deras privatliv, preferenser, värderingar, hela deras situation. Det kan vara så att en kandidat haft en jobbig dag och därför lätt blir frustrerad, så var beredd på att visa förståelse på en professionell nivå. Försök att knyta an också vid sidan av jobbrollen och skapa ett band med kandidaten. Små saker kan vara vädret, helgdagar eller andra evenemang av det slaget. Försök att undvika religion, politik och sociala frågor eftersom du aldrig vet vad deras inställning eller bakgrund är till det. I den meningen måste du förbli professionell och utan partiskhet.

Detta visar redan att det är väldigt svårt att få in en "one-size-fits-all"-lösning och det är dit vi vill komma. Detta kommer inte att vara en lätt och enkel lösning, men det finns lösningar som för oss till vår tredje punkt: personlig standardisering.

Personlig standardisering

I meddelandevärlden finns det huvudsakligen två sätt att skicka meddelanden, antingen personliga eller standardiserade. Båda har sina fördelar och nackdelar. Personliga meddelanden kommer att skapa ett bättre band men det tar tid och standardiserade meddelanden är lättare att utföra på massa, men det ger ett mindre starkt band. Därför skulle jag hävda att ta det bästa från båda världarna.

Vissa (delar av) meddelanden förblir alltid desamma "Tack för din ansökan", "Vi ser fram emot att höra från dig", "Vi kontaktar dig på grund av din erfarenhet på XYZ" etcetera. Så använd gärna standardiserade meddelanden, men använd alltid en liten personlig twist i dem så att kandidaten känner att du försöker skapa ett bättre band med dem och att du inte bara kopierar och klistrar in varje meddelande till varje kandidat. Det kan vara småprat om sin ansökan, något specifikt de skrivit i sitt brev eller CV, eller något helt orelaterade, kom bara ihåg: det måste vara lättillgängligt för kandidaten och politiskt korrekt. Semester är en personlig favorit för mig, men försök ta reda på vad som fungerar för dig.

Om du hittar något som fungerar, håll dig till det, även om det blir repetitivt för dig, för det som är repetitivt för dig är inte repetitivt för varje ny kandidat du kommer i kontakt med.

Högre integration och prioritering av rekrytering

För de flesta rekryteringschefer är rekrytering ett nödvändigt medel för att uppnå ett mål. De behöver någon till sitt team och därför måste de gå igenom (den mestadels oönskade) rekryteringsprocessen. Den attityden måste förändras.

Rekrytering behöver vara en löpande del av en rekryteringschefs arbete även om det inte finns någon akut tjänst att tillsätta just nu. På Google är varje anställd skyldig att spendera 20 % av sin tid på att anställa (läs mer om vad vi kan lära oss av Google här) och det borde även dina anställningschefer. Bara på det sättet kan du hitta den talang du behöver. Veckovisa rekryteringsmöten behöver upprättas där lediga platser, kandidater och feedback diskuteras.

Direkta feedbackprocesser måste skapas där feedbacken inte går via en rekryterare utan kommer från rekryteraren eller granskningsexperten själva. Detta kräver viss träning och övning, men ger bättre tillfredsställelse eftersom kandidaten får direkt feedback från experterna och kan ställa frågor direkt till dem. Detta tar tid av din HR-anställdes händer som de sedan kan använda för att hitta bättre kandidater och ta hand om deras behov.

Att involvera teamet kommer också att skapa en bättre förståelse för de kamper som följer med rekrytering och gör teamet också mer förstående om vissa rekryteringar tar längre tid än förväntat. Denna integration och prioritering av rekrytering i din organisation kommer i slutändan att påverka hastigheten med vilken du kommunicerar med dina kandidater, och det är i slutändan det bästa man kan förbättra enligt kandidaterna själva.

Sammanfattningsvis

Kandidaterfarenhet är svår att förbättra, men nödvändig. Det är en viktig aspekt av ditt arbetsgivarvarumärke och kräver noggrann planering och förändring. De viktigaste punkterna du bör fokusera på är:

1. upprätta en exakt rekryteringsprofil;
2. tydlig och snabb kommunikation;
3. personliga standardiserade meddelanden, och;
4. en högre integration och prioritering av rekrytering.

Om du behöver hjälp med någon av dessa aspekter eller om du behöver att vi tar av dig hela processen? Kontakta oss och se vad vi kan göra för dig!

‍

Under 2000-talet har vi kommit långt från de ursprungliga arbetsvillkoren för "fria arbetare" i den industriella revolutionen. Med tiden har vi skapat arbetsplatser som skyddar, motiverar och stärker medarbetarna. Arbetsgivare strävar alltid efter att förbättra arbetsplatsen för att öka produktiviteten och välbefinnandet för sina anställda. Vi ser upp till teknikjättar som Spotify, Google och Facebook och deras kreativa arbetsmiljöer och ser dem som det aktuella exemplet på hur den perfekta arbetsplatsen ska se ut, även termen "perfekt arbetsplats" är grumlad av mystik. I den här bloggen ska vi titta närmare på 5 vanliga myter om den perfekta arbetsplatsen och visa dig verkligheten bakom dem.

Myt 1: Att arbeta 8 timmar garanterar produktivitet.

Ju längre du jobbar, desto mer jobb får du gjort. Det verkar vara premisserna bakom denna myt som har funnits sedan Henry Ford introducerade den åtta timmar långa arbetsdagen för sina fabriksarbetare. Experiment här i Sverige med sextimmars arbetsdagar visar att det är tvärtom och att 8 timmar inte leder till mer produktivitet. De hävdar att många av de åtta timmarna som spenderas på kontoret spenderas ineffektivt och att de sex timmarna sätter en rejäl press på deras anställda. Vidare hävdar de att deras anställda är gladare över att dyka upp och lämna kontoret och i allmänhet är mindre utmattade. Även om vi inte argumenterar för att alla företag bör byta till sex timmars arbete per dag, argumenterar vi för att de normala nio till fem arbetsdagarna borde vara ett minne blott eftersom de helt enkelt utmattar din arbetskraft. Försök att tänka om vad som gör dina anställda produktiva och försök att utnyttja deras behov. Kanske är att jobba hemifrån ett gångbart (bättre) alternativ, eller förkortade arbetsdagar med förkortade raster. Som alltid finns det inga enkla lösningar.

Verklighet 1: Att arbeta 8 timmar garanterar inte produktivitet.

Myt 2: Ju närmare relationen är inom teamen, desto färre fel kommer att göras.

När du tänker på det är det vettigt eller hur? Om du har en bra kontakt med dina kollegor och din chef och om du fick din relation och arbetet ner till en rutin, så borde det finnas mindre utrymme för fel. Inget är mindre sant. En studie av Amy Edmondson visar att medarbetare och chefer med en nära relation rapporterade betydligt fler fel än de testpersoner som inte har en nära relation. Så varför är det så? Svaret är helt enkelt: de anställda kände sig säkrare för sina chefer att rapportera fel på grund av deras goda relation. Detta är viktigt att notera eftersom misslyckande är en del av framsteg. Som arbetsgivare behöver du veta var misstag görs så att du kan förbättra din verksamhet, därför är det ditt ansvar att skapa en trygg miljö för att kunna rapportera dessa fel. Du bör fokusera på ständig förbättring snarare än perfektion.

Verklighet 2: Ju närmare relationen är inom teamen, desto fler fel kommer att rapporteras och desto snabbare förbättras de.

Myt 3: Likasinnade arbetar bättre tillsammans.

På ytan verkar det här vara vettigt. Ju mer du är på samma linje med dina kollegor desto snabbare fattar du beslut och desto bättre resultat får du, eller hur? Fel. En studie av Kathrine Philips, Katie Liljenquist och Margaret Neale motbevisar detta och hävdar att homogena team verkligen tar snabbare beslut, men inte fattar bättre beslut. De heterogena teamen presterade bäst när det gäller beslut när de hela tiden ifrågasatte och utmanade sina partners att komma till bättre resultat.

Verklighet 3: Homogena team levererar snabbhet, heterogena team levererar resultat.

Myt 4: Ytterligare förmåner ger nöjda medarbetare.

Vi har alla sett exemplen Google, Twitter och Facebook. Cafeteria fylld med mat och dryck (ibland till och med hela måltider), dagis för hundar och till och med städtjänster är alla förmåner som är tänkta att göra dina anställda nöjda. Även om ingen någonsin blev ledsen av en gratis måltid, är det ingen garanti för nöjda medarbetare. Dessa förmåner kommer bara att uppfattas som erbjudanden och tillägg till deras jobb om arbetskulturen är sund. Om du uppmuntras att arbeta dig igenom din lunchrast, men i utbyte får du en gratis lunch, kan det kännas mer som en muta än en faktisk förmån. Det är därför viktigt att du först får en sund kultur som stärker dina medarbetare. Först efter att grunden är etablerad kan du tänka på att lägga till ytterligare förmåner. Om du vill lära dig mer från Google, läs min blogg om de 7 viktigaste lektionerna här eller om du vill ta reda på vad som verkligen motiverar anställda i dessa tider, läs den här bloggen.

Verklighet 4: Bara om du har grunderna rätt, kommer ytterligare förmåner att bidra till lycka.

Myt 5: Att göra det du älskar är det bästa sättet att få ut det mesta av ditt arbetsliv.

Vi hörde alla den konventionella visdomen att du bör sträva efter att arbeta med det du älskar för att få ut det mesta av dig själv. Denna sträng av visdom hävdar att din passion motiverar dig att göra stora saker och göra skillnad i världen. Det finns bevis som motbevisar denna självcentrerade motivation. En studie gjord av O.C. Tanner 2015 visar att bra arbete eller resultat inte uppnås så mycket genom att göra något vi älskar, men enligt 88 % av deltagarna är det mer fokuserat på att göra en skillnad som andra människor älskar. Det är där verklig produktivitet och stora prestationer ligger. Detta är inte att säga att du inte ska försöka hitta jobb där du kan göra det du redan älskar att göra, det är bara ett sätt att säga att det inte nödvändigtvis är det bästa sättet att få ut det mesta av ditt arbetsliv eller att uppnå bra saker.

Verklighet 5: Att uppnå storhet börjar ofta med att försöka göra en skillnad som andra människor älskar.

Är du intresserad av att veta mer? Kontakta oss för att se hur vi kan hjälpa dig att:

• Öka produktiviteten
• Öppna upp för fel och förbättringar
• Skapa heterogena team som levererar resultat
• Etablera en hälsosam kultur som skapar nöjda medarbetare
• Uppnå fantastiska resultat med rätt personer

Att skapa en bra arbetsmiljö är något vi alla påverkas av, och även om det enligt arbetsmiljölagen (AML) är arbetsgivaren som har huvudansvaret, är det viktigt att alla på arbetsplatsen känner sig delaktiga och vet vad som gäller.

Oavsett om ni är en liten grupp eller en större organisation, handlar det om att hitta en balans där ansvar och samarbete går hand i hand. Jobbar du proaktivt med arbetsmiljöfrågor (exempelvis med hjälp av en HR-konsult) undviker du dyra kostnader och får mer motiverade medarbetare.

Hur kan ansvaret fördelas inom organisationen?

• Arbetsgivaren är ytterst ansvarig för arbetsmiljön och ser till att arbetsmiljöuppgifter fördelas vidare till chefer, arbetsledare eller andra medarbetare som har rätt förutsättningar att ta hand om dem. Det kan handla om att göra riskbedömningar, följa upp tillbud eller introducera nya kollegor.
• Den som får arbetsmiljöansvar behöver också ha både kunskap, tid och stöd för att kunna göra ett bra jobb. Om det saknas, är det viktigt att uppgiften tas om hand på annat sätt.
• Skyddsombud och medarbetare är viktiga röster i arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudet representerar de anställda och är med och påverkar, medan alla medarbetare har en viktig roll i att följa rutiner och rapportera det som kan förbättras. Men det formella ansvaret ligger alltid hos arbetsgivaren.

I företag med fler än tio anställda är det en god idé att dokumentera vem som ansvarar för vad, så att det blir tydligt för alla.

Vad behövs för att ett systematiskt arbetsmiljöarbete ska fungera?

• Tydliga roller - När alla vet vem som ansvarar för vad blir det lättare att agera.
• Rätt förutsättningar - De som har ansvar behöver också få tid, kunskap och stöd.
• Samarbete - Arbetsmiljöfrågor tas bäst om hand när man pratar ihop sig, till exempel på arbetsplatsträffar eller i samverkansgrupper där man pratar om företagshälsa.

Vad händer om företagets arbetsmiljöansvar inte lever upp till kraven?

Om arbetsgivaren inte tar sitt ansvar på fullaste allvar kan Arbetsmiljöverket ingripa och kräva åtgärder. I vissa fall kan det bli ekonomiska påföljder (viten), och i allvarligare situationer kan det även leda till rättsliga konsekvenser.

Tre enkla frågor att börja med för att förbättra arbetsmiljön:

• Är det tydligt i skrift vem som ansvarar för vad i arbetsmiljöarbetet?
• Har ansvariga rätt stöd, tid och resurser för sina uppgifter?
• Finns det forum där arbetsmiljöfrågor regelbundet tas upp och diskuteras?

Det behöver inte vara krångligt, men ibland behövs lite hjälp på traven. Om du vill prata om hur ni kan göra arbetsmiljöarbetet tydligare och mer praktiskt, är ni varmt välkommen att höra av er och prata HR-stöd med oss.