4 sätt att framtidssäkra arbetsplatsen med AI och distansarbete

Hur kan Peops med hjälp av AI effektivisera ett HR-team på ett globalt spelbolag?

En av våra senaste AI-utbildningar tog oss till Stockholm och Mojang Studios - bolaget som kanske är mest känt för Minecraft. Under utbildningen använde HR-teamet ChatGPT för att skriva bl.a. tydligare interna mejl, skapa struktur i mötesagendor. Dessutom använde vi röstfunktionen i ChatGPT för att förbereda inför olika typer av samtal där HR oftast är involverade.

Flera deltagare lyfte att de uppskattade att få arbeta mer praktiskt med ChatGPT. Målet var att alla skulle gå därifrån med något konkret: ett nytt verktyg, en ny tanke eller kanske bara lite mer mod och inspiration till att börja utforska (eller kanske till och med ta sin kunskap till nästa nivå).

Utbildningen avslutades med feedback från HR-teamet som beskrev utbildningen som praktisk (inget ludd), rolig och framförallt inspirerande. Dessutom nämnde flera att de hade lärt sig flera nya angreppssätt för hur de kan skriva med sin chatbot för att nå önskat resultat.

Tack Mojang Studios för att vi fick hänga med er på ert otroligt kreativa kontor! 

In the last post, I discussed how culture eats strategy for breakfast, which is almost a well-accepted mantra in the business world. If I elaborate on that train of thought, then I believe we can almost certainly say that culture eats processes for lunch and dinner. Not only because processes are the consequence of a strategy, but also because we even look at the theoretic idea of a process versus the practical application of a process.

En strategi är en övergripande plan för en organisation för hur man ska uppnå sina affärsmål. Från strategin härleder vi taktiska och operativa planer och skapar processer för att säkerställa att vi når målen för dessa planer så effektivt som möjligt.

När vi tittar på den allmänna idén om en arbetsplats ser vi att det övergripande ramverket för många arbetsplatser är väldigt lika. Människor reser till en tilldelad geografisk plats, har en tid som de börjar och slutar, har kollegor de arbetar tillsammans med och tillsammans arbetar de mot ett mål. Utöver det så skiljer sig yrken åt på många olika sätt. En polis har en helt annan uppsättning uppgifter och ansvar än en receptionist eller mjukvaruutvecklare. Ändå har de också mycket gemensamt. En viktig sak som de flesta jobb har gemensamt är att de måste hantera mycket oklarheter. Oavsett om du frågar en polis, receptionist eller mjukvaruutvecklare vad de gör på en daglig basis, kokar många av svaren ner till en variant av "varje dag ger nya oförutsedda utmaningar". Det är svårt att beskriva dagliga aktiviteter eftersom de kan variera enormt. Ingen dag är den andra lik. Ändå vet var och en av dessa människor vad som förväntas av dem i olika situationer. De vet hur de ska bete sig, även när situationen är ny för dem.

Strukturer & processer

Ett sätt att hantera detta problem är att bygga processer som ger människor riktlinjer för hur de ska agera i olika situationer. Dessa processer är bra för att visa andra organisationer hur du tänker driva dina företag. Ett utmärkt exempel på detta är ISO-certifieringar. Enorma mängder dokumentation om hur en organisation har lagt upp sina processer för att kunna garantera en viss nivå av standardisering och kvalitet. Men även den detaljerade dokumentationen av ISO-certifieringar lämnar utrymme för tolkningar och oklarheter och kräver att anställda är anpassningsbara och kreativa. Missförstå mig inte; ISO-certifiering kan vara avgörande för organisationer att förbättra både kvaliteten och effektiviteten i sitt arbete. Jag hävdar bara att det inte är det ultimata verktyget för att vägleda dina anställda i deras vardagliga arbete. Dessa är ofta sofistikerade texter och processflöden för att vägleda individer om hur man hanterar komplexa frågor, gömda i manualer eller kvalitetsstödsystem. Endast en liten del av människorna har läst dessa manualer och för att göra saken värre skiljer sig teorin alltid något från verkligheten. Det betyder att vi måste ge våra medarbetare fler riktlinjer om hur de ska agera, även med oklarheter och ständigt föränderliga situationer.

Kultur till undsättning

Det är här kultur kommer in. Jag har redan mycket pratat om hur beslutsfattande, kultur och bemyndigande hänger ihop här. Men förutom att fatta beslut beter vi oss också på ett visst sätt som människor. Våra beteenden formas av motivationer, det som driver oss individuellt och av det som är acceptabelt i en grupp, det som driver oss kollektivt. Eftersom jag inte är psykolog ska jag inte spekulera för mycket här i hur individuella motivationer formas, men som HR-specialist kan jag berätta att gruppbeteenden formas och formas av företagskulturen. Med andra ord, som företag kan vi inte bestämma motivationen hos en enskild person, men vi kan påverka den övergripande kulturen i vår organisation. Kulturen som vi skapar kommer i sin tur att påverka gruppens beteenden, vilket i sin tur kommer att påverka individuella beteenden och beslut.

Genom att skapa rätt kultur kan vi skapa rätt gruppbeteenden som kommer att ge riktlinjer för individer om hur de ska bete sig och fatta beslut. Detta är uppsättningen riktlinjer som hjälper människor att fatta konsekventa beslut trots oklarheter och ständigt föränderliga situationer. Ett bra exempel på detta är det kulturella värdet av Facebook "Move fast and break things", som anammades av många små snabbväxande företag. Varför? Enkelt: dessa företag saknar ofta strukturen för att korrekt vägleda sina anställda genom deras beslutsprocess. Ett sådant företagsvärde visar dina anställda att de inte ska vara rädda och vänta för länge med att fatta beslut. De uppmuntras snarare att förlita sig på sina egna styrkor och "Rör dig snabbt och bryt saker" istället för att "gå långsamt och stadigt".

Although I am not arguing that this is a good cultural value (Facebook had to roll back its original bold value), it is a clear guideline and message to people on how to act in unclear situations that demand adaptability and creativity. That is something that processes can never give your employees. Processes can only help you with the predictable, but culture can help you with the unpredictable – and remember it is the case for most jobs that “every day brings new unforeseen situations”.  

‍

Den enkla sanningen är att alla är partiska på något sätt. Det beror inte på att vi i sig vill att det ska vara så, men sättet vi är uppfostrade på och miljön vi är uppfostrade i, ger oss ett visst perspektiv på världen. Vår uppväxt ger oss vissa värderingar som vi bär med oss ​​under hela livet och vi associerar symboler med dessa värderingar för att identifiera om någon annan värnar om samma sorts värderingar eller inte. Fördomar i denna mening är i grunden genvägar för att lära känna någon och vad de representerar. Men som med alla saker i livet innebär att ta genvägar att innebära risker. I den här bloggen kommer jag att prata om de 6 vanligaste rekryteringsfördomarna och hur de kan påverka din verksamhet negativt. I avslutningen hittar du en länk till hur du kan övervinna dessa fördomar.

Bekräftelsebias

Bekräftelsebias är tanken att du har en viss uppfattning om en kandidat och du försöker leta efter ledtrådar som "bekräftar" den idén, samtidigt som du (aktivt) ignorerar signaler som kan motbevisa den idén. Ofta är det kopplat till ett första intryck som är antingen positivt eller negativt och efter det försöker man bekräfta det intrycket genom att leta efter ledtrådar som tyder på att intrycket var korrekt. Detta kan antingen vara en positiv idé om kandidaten eller en negativ idé om kandidaten. Båda fallen kan faktiskt vara sårande för rekryteringen. Till exempel, om du har en viss negativ uppfattning om kandidaten, gör bekräftelsebias det att kandidaten knappast kan bevisa sig själv på annat sätt. På så sätt kan du förbise egenskaper och gå miste om bra kandidater, bara för att du letar efter fel ledtrådar. Men en positiv bekräftelsebias är inte heller bra. Tyvärr innebär detta att du vet något positivt om kandidaten och letar efter sätt att bekräfta din misstanke, och ignorerar alla ledtrådar som kan bevisa att du har fel. På så sätt kan du skicka fel kandidat till tekniska intervjuer, eller ännu värre; du kanske anställer fel kandidat. Vill du lära dig mer om bekräftelsebias? Se den här korta videon om bekräftelsebias.

Heuristisk bias

Den heuristiska fördomen är ett fint sätt att säga: "att döma en bok efter dess omslag". Den har starka likheter med bekräftelsebias eftersom den är baserad på första intryck. I motsats till bekräftelsebias letar den inte efter extra ledtrådar och förblir bara en bild, vilket ofta involverar fysiskt utseende. Detta har fördelen att det inte förstärks på det sätt som bekräftelsebias gör (genom att leta efter ledtrådar), men det har nackdelen att det är ganska svårt att övervinna den fastställda bilden du har av en kandidat. Tyska forskare har undersökt det och ifrågasatt 127 HR-personal som ofta fattar beslut om rekrytering och befordran. De gav dem i princip bilder på individer och resultatet blev att testkandidaterna kontinuerligt underskattade prestigen hos feta individer och överskattade prestigen hos de normalviktiga individerna. Testkandidaterna i denna mening bedömde bokstavligen innehållet hos en individ efter hans eller hennes utseende. Läs mer om deras forskning här.

Halo och Horn effekt

Halo- och horneffekten är idén att du tillskriver vissa egenskaper till en person baserat på några egenskaper som du redan känner till. Enkelt uttryckt ser du en person antingen i ett helt positivt ljus (som ett helgon med en gloria) eller i ett helt negativt ljus (som en syndare med horn) baserat på ett par kända egenskaper. I denna mening kan du se en attraktiv kandidat och anta att de också är framgångsrika och kompetenta. Det är haloeffekten. Å andra sidan kan du få reda på att en kandidat har haft ett brottsregister tidigare, vilket kan få dig att anta att de är misslyckade och inkompetenta. Det är horneffekten.

Likhetsattraktionsbias

Likhetsattraktionsbias har inget fint namn, men det är en mycket viktig fördom att vara medveten om eftersom jag tror att många rekryterare gör detta misstag. Enkelt uttryckt gör likhetsattraktionsbias dig mer partisk mot personer som liknar dig och dina kollegor. Detta leder till fler kandidater längre ner i pipelinen som liknar de personer som redan arbetar på företaget. Nu kanske du tänker: ja, vad är grejen? Jag behöver människor som är lika eftersom de fungerar bättre tillsammans. Tja, den myten har avlivats och det visar sig att om du vill bygga kvalitetsteam måste du sikta på mångfald. Det är därför likheten attraktion bias är ganska farlig. Vill du ta reda på fler vanliga myter om den perfekta arbetsplatsen?

Överensstämmelsebias

Konformitetsbias är ganska intressant och händer ofta när rekryteringsprocesser anställs i team. För det första vill jag poängtera att varje företag bör anställa i team. Varför? För det andra finns det vissa faror med att anställa i team också, och överensstämmelsebias är en av dem. I grund och botten kretsar det kring idén om grupptryck och att människor undertrycker sin sanna åsikt om en kandidat för att anpassa sig till panelens allmänna åsikt. Detta händer ofta i grupper som är för stora för att anställa effektivt (en annan läxa som Google lär oss: den magiska siffran för att anställa team är fyra personer). Det är viktigt att ta itu med och förstå denna partiskhet eftersom varje gruppmedlem kan visa sig ha avgörande information om varför eller varför du inte ska anställa en kandidat. Du måste vara medveten om dessa insikter och inte få dem att undertryckas bara för att alla gillar att följa teamets åsikter.

Förväntningsankare

Förväntningsankare är idén att du har ett första intryck av en kandidat eller en första del av information en kandidat, och att du i princip fattar beslut baserat på det första intrycket eller den första informationen. Tanken är att vi har mycket svårt att skaka om vår idé om någon när ett första intryck eller idé väl har etablerats och att vi kommer att fatta beslut baserat på dessa intryck och idéer i enlighet därmed. Det är mycket svårt att avleda någon och deras framtida handlingar från det första intrycket eller informationen, och kan ofta leda till förhastade och felaktiga beslut.

Sammanfattningsvis

För det första skulle jag säga att många av dessa fördomar överlappar varandra när det gäller definitioner och effekter. Förväntningsankaret till exempel är mer eller mindre sammanflätat med haloeffekten. För det andra vill jag hävda att många rekryterare är omedvetna om sina egna fördomar och hur man kan övervinna dem. Jag själv har till och med svårt att kritiskt reflektera över hur jag grundar mina beslut och om de är fördomsfria, men det finns lösningar för att lösa dessa fördomar. Vill du veta mer? Kontakta oss och se hur vi kan få din rekryteringsprocess fördomsfri från och med imorgon.