Datum släppta för flera event under våren 2024!

Vill du veta hur den nya ChatGPT-4 kan revolutionera HR-arbetet?

I veckan så skrev vår kollega ett inspirerande inlägg för HR-svepet där han belyste användningsområdena för den nya AI-teknologin. Från vad vi hört var den väl uppskattad och där vi fått flera frågor om hur vi använder AI i vårt arbete. Svaret är varje dag. Dessutom kommer vi ha flera workshops för företag i höst där vi delar med oss av strategier och arbetssätt för att komma igång med AI på deras arbetsplats. Vill ditt företag komma igång med Chatgpt men vet inte hur? Kontakta oss så kan vi berätta om upplägg och hur vi kan anpassa innehållet utefter er arbetsplats

Läs vår senaste artikel skriven för HR-Svepet där vi utforskar tre områden där HR kan dra nytta av denna banbrytande teknologi.

Läs allt om detta i artikeln, den hittar ni här.
Vill du även ha mer inspiration på hur du kan använda ChatGPT4? Läs artikeln där du får fem tips på hur du kan använda Chatgpt i din vardag.

‍

Inom affärsvärlden och snabbrörliga företag finns det ett mantra som gäller för dem alla "kultur äter strategi till frukost". Mark Fields, tidigare vd för Ford, insåg redan 2006 att kultur är viktigare än strategi. Hans resonemang kretsade kring kunden och det faktum att den moderna organisationen ska vara smidig och anpassningsbar till kundens ständigt föränderliga behov och önskemål. Detta betyder inte att Fields ansåg strategin vara oviktig, men det betyder att det inte spelar någon roll hur bra din affärsstrategi är, den kommer att misslyckas utan en företagskultur som uppmuntrar och ger dina medarbetare möjlighet att implementera den (läs mer här). Med andra ord, enligt en annan stor tänkare; "Makt till folket!" (John Lennon, 1971).

Frihet och autonomi

Även om det är konstigt att finna vd:ar och politiska fredsaktivister vara av samma åsikt, så finns det en sanning i vad de tror. Men vad betyder detta i verkligheten? Enligt mig betyder det att vi med tiden har fått mer frihet och autonomi att fatta beslut, i våra privata och professionella liv – vilket är till det bättre. Globaliseringen och internet har öppnat ett fönster med valmöjligheter och möjligheter. Detta har naturligtvis bara förstärkts av fria marknadskrafter i vårt vardagliga privatliv, men även i vårt yrkesliv. Inträdet av en ny, generellt högre utbildad, arbetskraft på marknaden och utplaneringen av traditionella hierarkier inom organisationer över tid, har drivit fram yrkespositioner med mer beslutskraft. Ett företag brukade ha en eller ett fåtal chefer som slog alla skott. Stela hierarkiska system gjorda för smala och isolerade beslutsprocesser, vilket orsakar alla typer av problem från uppenbara fördomar, tunnelseende och till och med flagrant arrogans eller naivitet. Fler och fler beslut fattas utanför styrelserummen och sviterna på C-nivå.

Tänk bara på antalet lediga tjänster som har inkluderat någon form av krav relaterade till beslutsfattande, t.ex.: "utmärkt beslutsfattande", "förmåga att fatta sunda och effektiva beslut", "beprövad meritlista för effektivt beslutsfattande" , och "utmärkt problemlösningsförmåga". Alla dessa krav visar på någon form av autonomi och beslutanderätt som ingår i tjänsten. Mer bevis kan hittas i teknikindustrin som ofta är en föregångare för ekonomiska och samhälleliga trender nuförtiden. Inom mjukvaruindustrin ser vi många av dessa liknande idéer och termer. Termer som "hive-mind decision-making" och "mob-programmering" indikerar en liknande trend och en bättre förståelse för demokratiskt beslutsfattande.

Kultur, beslutsfattande och egenmakt

Så du kanske undrar, hur hänger kultur och beslutsfattande ihop? Enkel. Empowerment är bryggan mellan kultur och beslutsfattande. När du ger dina anställda möjlighet att fatta sina egna beslut kommer de att behöva någon form av guide att luta sig tillbaka på. En guide som hjälper dem att fatta beslut relaterade till att sätta upp mål, göra prioriteringar, schemalägga tidsplanering etcetera. Med andra ord behöver de en sorts vägledande uppsättning principer som hjälper dem att motivera och prioritera beslut. Känner du vart jag är på väg med detta? Precis, de behöver en kultur som hjälper dem i deras vardagliga arbetsliv. En bra kultur gör att människor kan ta mer decentraliserade beslut. De är inte beroende av ledare för att visa dem hur de ska agera, prioritera eller bete sig i förhållande till deras arbete. Detta innebär att din organisation blir mer flexibel och motståndskraftig eftersom ledare kan vara upptagna eller frånvarande. Mindre beroende gör också att det är lättare för din organisation att byta aktörer om det skulle behövas. Tänk på ditt företag som ett idrottslag. Det är lätt att byta spelare från sitt lag om det övergripande systemet fungerar och om lagkänslan är god. Enskilda spelare vet vad de ska göra (övergripande struktur) och hur de ska göra det (laganda).

De starka argumenten för en kompetent kultur för att skapa en motståndskraftig och anpassningsbar organisation utesluter inte att det behövs en bra strategi för att nå verksamhetens mål. Det är inte heller den ursprungliga poängen som Fields gjorde. Hans poäng var att, om du måste prioritera din tid, bör din första prioritet vara din kultur och din andra prioritet bör vara din strategi. Ett företag med en dålig strategi men bra kultur kan lyckas eftersom bemyndigade individer kan övervinna bristen på struktur genom sina individuella beslut. Men ett företag med en bra strategi och dålig kultur kommer nästan definitivt att misslyckas eftersom de maktlösa anställda kommer eller inte kan implementera strategin i praktiken. Det är den viktigaste skillnaden. Därför äter kultur strategi till frukost om man vill skapa en hållbar verksamhet.

Läs mer om hur kultur äter strategi till frukost och hur vi kan använda kultur som ett organisationsverktyg här.

När en ett avslut på en anställning sker är det lätt att göra det till en administrativ process, säga tack och bjuda på fika. Men med en väl utarbetad offboarding stärker du ditt employer brand och skapar långsiktiga ambassadörer för företaget. Här nedan radar vi upp flera organisatoriska och ekonomiska vinningar, samt hur en process för avslut kan se ut.

Varför behöver du ha en offboarding?

En genomtänkt offboarding ger medarbetaren chans att dela med sig av sina upplevelser kring allt från arbetsmiljö, kultur och arbetsbelastning till ledarskap och utvecklingsmöjligheter. Det ger dig som arbetsgivare värdefull information om vad som fungerar och framförallt vad som kan bli bättre.

Ett öppet samtal kan också förebygga att de mindre bra aspekterna sprids utanför företaget och ökar chansen till positiva ambassadör. Dessa ambassadörer kan även välja att bli återanställda i företaget igen inom ett par år. Tänk er själv: en person som fått erfarenhet i andra bolag, och nu tar med det tillbaka till er - och som dessutom redan gjort en onboarding och kan snabbt vara på banan. Här finns, som du kanske nu förstår, flera ekonomiska fördelar.

Psykologisk trygghet ger ärliga medarbetare

För att fånga upp ärlig medarbetarfeedback är det viktigt att exitsamtalet inte hålls av närmaste chef, utan av HR eller en annan neutral person. Det ökar tryggheten och gör det lättare för medarbetaren att säga vad den tycker - även om det gäller känsliga frågor.

Tänk dig att samtalet ska fungera som en sil där små och stora hål av förbättringsförslag kan täppas igen, så att er organisation kan utvecklas. Har du som företag jobbat med psykologisk trygghet sen dag ett kommer din medarbetare belöna dig med sin ärliga åsikt. Detta är otroligt värdefullt feedback som du bör dokumentera.

Hur kan en offboardingprocess se ut?

Skicka en digital offboarding-enkät.

Låt medarbetaren svara på frågor om arbetsmiljö, kultur och trivsel. Det ger en första bild av upplevelsen och gör det lättare att förbereda det efterföljande personliga samtalet. Gör inte denna del för omfattande, utan fånga upp det väsentliga och följ upp på det ni vill djupdyka inom under kommande exitsamtal.

Boka in ett exitsamtal med medarbetaren.

‍Här får medarbetaren möjlighet att utveckla sina svar och ge konkreta exempel på vad som fungerat bra och vad som kan bli bättre. Ett tips här är att lämna över detta samtal till någon annan än närmsta chef, exempelvis ert HR-stöd eller annan linjechef. Detta kan öka chanserna till att medarbetaren ger mer värdefull feedback om vad som fungerar - och inte fungerar just nu i organisationen.

Dokumentera och följ upp på bättringsförslagen.

‍Sammanfatta samtalet och låt medarbetaren ta del av anteckningarna. Dela sedan anteckningarna med HR och ledning så att viktiga lärdomar inte faller mellan stolarna. Tänk på att anteckningar inte behöver summeras ordagrant, framförallt om det finns känslig info eller annan personligt riktad feedback.

Gör avslutet personligt - lägg tid på att få det bra!

‍Informera teamet i god tid, ordna gärna en gemensam fika eller lunch (skapa en digital inbjudan) och skriv ett kort eller ge en liten gåva. Det gör att både medarbetaren och kollegorna får ett fint avslut. Det är ju oftast inte enbart arbetsuppgifterna som medarbetaren kommer sakna - utan även sina kollegor.

Vill du ha hjälp mig dokumentation av HR-processer eller har frågor? Kontakta oss så bollar vi gärna dina funderingar!