ChatGPT för HR - 5 praktiska tips för att optimera din arbetsdag!

Under 2000-talet har vi kommit långt från de ursprungliga arbetsvillkoren för "fria arbetare" i den industriella revolutionen. Med tiden har vi skapat arbetsplatser som skyddar, motiverar och stärker medarbetarna. Arbetsgivare strävar alltid efter att förbättra arbetsplatsen för att öka produktiviteten och välbefinnandet för sina anställda. Vi ser upp till teknikjättar som Spotify, Google och Facebook och deras kreativa arbetsmiljöer och ser dem som det aktuella exemplet på hur den perfekta arbetsplatsen ska se ut, även termen "perfekt arbetsplats" är grumlad av mystik. I den här bloggen ska vi titta närmare på 5 vanliga myter om den perfekta arbetsplatsen och visa dig verkligheten bakom dem.

Myt 1: Att arbeta 8 timmar garanterar produktivitet.

Ju längre du jobbar, desto mer jobb får du gjort. Det verkar vara premisserna bakom denna myt som har funnits sedan Henry Ford introducerade den åtta timmar långa arbetsdagen för sina fabriksarbetare. Experiment här i Sverige med sextimmars arbetsdagar visar att det är tvärtom och att 8 timmar inte leder till mer produktivitet. De hävdar att många av de åtta timmarna som spenderas på kontoret spenderas ineffektivt och att de sex timmarna sätter en rejäl press på deras anställda. Vidare hävdar de att deras anställda är gladare över att dyka upp och lämna kontoret och i allmänhet är mindre utmattade. Även om vi inte argumenterar för att alla företag bör byta till sex timmars arbete per dag, argumenterar vi för att de normala nio till fem arbetsdagarna borde vara ett minne blott eftersom de helt enkelt utmattar din arbetskraft. Försök att tänka om vad som gör dina anställda produktiva och försök att utnyttja deras behov. Kanske är att jobba hemifrån ett gångbart (bättre) alternativ, eller förkortade arbetsdagar med förkortade raster. Som alltid finns det inga enkla lösningar.

Verklighet 1: Att arbeta 8 timmar garanterar inte produktivitet.

Myt 2: Ju närmare relationen är inom teamen, desto färre fel kommer att göras.

När du tänker på det är det vettigt eller hur? Om du har en bra kontakt med dina kollegor och din chef och om du fick din relation och arbetet ner till en rutin, så borde det finnas mindre utrymme för fel. Inget är mindre sant. En studie av Amy Edmondson visar att medarbetare och chefer med en nära relation rapporterade betydligt fler fel än de testpersoner som inte har en nära relation. Så varför är det så? Svaret är helt enkelt: de anställda kände sig säkrare för sina chefer att rapportera fel på grund av deras goda relation. Detta är viktigt att notera eftersom misslyckande är en del av framsteg. Som arbetsgivare behöver du veta var misstag görs så att du kan förbättra din verksamhet, därför är det ditt ansvar att skapa en trygg miljö för att kunna rapportera dessa fel. Du bör fokusera på ständig förbättring snarare än perfektion.

Verklighet 2: Ju närmare relationen är inom teamen, desto fler fel kommer att rapporteras och desto snabbare förbättras de.

Myt 3: Likasinnade arbetar bättre tillsammans.

På ytan verkar det här vara vettigt. Ju mer du är på samma linje med dina kollegor desto snabbare fattar du beslut och desto bättre resultat får du, eller hur? Fel. En studie av Kathrine Philips, Katie Liljenquist och Margaret Neale motbevisar detta och hävdar att homogena team verkligen tar snabbare beslut, men inte fattar bättre beslut. De heterogena teamen presterade bäst när det gäller beslut när de hela tiden ifrågasatte och utmanade sina partners att komma till bättre resultat.

Verklighet 3: Homogena team levererar snabbhet, heterogena team levererar resultat.

Myt 4: Ytterligare förmåner ger nöjda medarbetare.

Vi har alla sett exemplen Google, Twitter och Facebook. Cafeteria fylld med mat och dryck (ibland till och med hela måltider), dagis för hundar och till och med städtjänster är alla förmåner som är tänkta att göra dina anställda nöjda. Även om ingen någonsin blev ledsen av en gratis måltid, är det ingen garanti för nöjda medarbetare. Dessa förmåner kommer bara att uppfattas som erbjudanden och tillägg till deras jobb om arbetskulturen är sund. Om du uppmuntras att arbeta dig igenom din lunchrast, men i utbyte får du en gratis lunch, kan det kännas mer som en muta än en faktisk förmån. Det är därför viktigt att du först får en sund kultur som stärker dina medarbetare. Först efter att grunden är etablerad kan du tänka på att lägga till ytterligare förmåner. Om du vill lära dig mer från Google, läs min blogg om de 7 viktigaste lektionerna här eller om du vill ta reda på vad som verkligen motiverar anställda i dessa tider, läs den här bloggen.

Verklighet 4: Bara om du har grunderna rätt, kommer ytterligare förmåner att bidra till lycka.

Myt 5: Att göra det du älskar är det bästa sättet att få ut det mesta av ditt arbetsliv.

Vi hörde alla den konventionella visdomen att du bör sträva efter att arbeta med det du älskar för att få ut det mesta av dig själv. Denna sträng av visdom hävdar att din passion motiverar dig att göra stora saker och göra skillnad i världen. Det finns bevis som motbevisar denna självcentrerade motivation. En studie gjord av O.C. Tanner 2015 visar att bra arbete eller resultat inte uppnås så mycket genom att göra något vi älskar, men enligt 88 % av deltagarna är det mer fokuserat på att göra en skillnad som andra människor älskar. Det är där verklig produktivitet och stora prestationer ligger. Detta är inte att säga att du inte ska försöka hitta jobb där du kan göra det du redan älskar att göra, det är bara ett sätt att säga att det inte nödvändigtvis är det bästa sättet att få ut det mesta av ditt arbetsliv eller att uppnå bra saker.

Verklighet 5: Att uppnå storhet börjar ofta med att försöka göra en skillnad som andra människor älskar.

Är du intresserad av att veta mer? Kontakta oss för att se hur vi kan hjälpa dig att:

• Öka produktiviteten
• Öppna upp för fel och förbättringar
• Skapa heterogena team som levererar resultat
• Etablera en hälsosam kultur som skapar nöjda medarbetare
• Uppnå fantastiska resultat med rätt personer

1. Analys av konkurrenter – vad gör de som inte jag gör?

Upplever du att en konkurrent har kommit längre än ditt företag? Låt ChatGPT analysera deras hemsida, marknadsföring eller dokumentation och jämföra den med din egen. ChatGPT kan identifiera förbättringsmöjligheter och föreslå flera åtgärder, exempelvis:

• Nyckelord du kanske missar för stärka din SEO.
• Innehåll som bättre engagerar målgruppen.
• Val av strategi som generellt kan öka antalet kunder.

2. Din assisterande SEO-expert

För att din hemsida ska synas behöver den vara optimerad för sökmotorer som Google. Om du är ny på SEO (sökmotoroptimering) kan ChatGPT guida dig genom att:

• Identifiera de mest relevanta sökorden för ditt företag.
• Skapa en analys av din hemsidas rankning och förbättringsförslag.
• Skapa SEO-vänligt, intressant innehåll som rankas väl på Google och potentiella kunder.

Simpla SEO-åtgärder kan hjälpa dig att nå fler potentiella kunder och öka synligheten.

ChatGPT:s nya videofunktion - har du testat?

Den gör det möjligt att läsa av din omgivning direkt ifrån din kamera på mobilen. En imponerande teknik som definitvt kommer hjälpa företag på oväntade sätt. Nedan kommer två generella tips på hur du kan använda denna rent praktiskt.

3. Förbättra hisspitch & kroppsspråk

Din hisspitch är ofta ditt första intryck. Be ChatGPT analysera texten i din pitch och ditt kroppsspråk när du framför den. Här kan du få en analys av din hisspitch och hur du beter dig. Med feedback från ChatGPT kan du finslipa din presentation och göra ett bättre intryck på investerare, kunder och samarbetspartners. Testa och se hur skarp din pitch är! Saker som du kan be om feedback på är bland annat:

4. Förenkla rapporter och komplexa dokument

Som företagare behöver du ofta förstå omfattande rapporter och regelverk. Låt ChatGPT göra jobbet åt dig:

• Rikta kameran mot dokument eller komplexa diagram och få en begriplig sammanfattning.
• Skapa checklistor för att säkerställa att ditt företag följer riktlinjer och lagkrav.
• Fråga sedan om hur du går tillväga för att checka av kraven på din checklista.

ChatGPT är på så sätt mångsidigt och kan bidra med högre effektivitet och ökad konkurrenskraft. Potentialen är därför stor för dig som vd eller egenföretagare - så våga använda mer AI i din vardag.

Vi Peops Relations hjälper gärna dig! Som erfarna HR-konsulter har vi tidigare hjälpt företag att bygga grunden i bolag. Oavsett om det handlar om att bygga starka team, förbättra rekryteringsprocesser eller skapa en arbetskultur där både medarbetare och verksamhet växer – vi finns här för att stötta dig. Är ditt företag på väg genom denna resa? Kontakta oss för ett kostnadsfritt rådgivningssamtal och praktiska tips.

Både företag och chefer letar alltid efter sätt att förbättra sig. Feedbacksamtal med anställda hålls regelbundet, men ofta glömmer de bort att använda en grupp som är mycket viktig; människorna som lämnar.

I framstegens värld är ingenting så viktigt som reflektion. Du behöver reflektera för att se tillbaka och se var det finns utrymme för förbättringar. Många chefer och företag utnyttjar redan detta genom att hålla regelbundna återkopplingsmöten och en-till-en-möten, där både medarbetare och chefer öppet berättar om sina erfarenheter. Om du inte gör detta, börja sedan göra det. I morgon. Allvarligt. Det enklaste sättet att förbättra ditt företag är genom att utnyttja dina anställdas kunskap, så låt inte deras talanger gå till spillo. I den här bloggen kommer jag dock inte att uppmärksamma det. I den här bloggen kommer jag att gå in på vikten av feedback från de personer som faktiskt kommer att lämna ditt företag och visa dig vad du kan lära dig av dem.

Låt oss börja med: varför?

Tja, för det första har människor som lämnar ditt företag ingenting att "förlora", så de kommer att vara mycket tillmötesgående med vad de tycker. Vid normala återkopplingsmöten uppmuntras anställda att vara så öppna i förväg som möjligt. Även om detta låter bra, lär oss erfarenheten att anställda kan vara lite tveksamma till att säga allt som de tänker på i rädsla för vedergällning. Denna vedergällningsfaktor är inte närvarande vid en "exitintervju", så din före detta anställd kommer att vara öppen och ärlig.

För det andra är det viktigt att notera att man kan lära sig mycket av anledningen till varför medarbetaren slutar. Det kan vara möjligt att denna nya information hjälper dig att förhindra att andra lämnar av samma skäl. Ofta gör chefer antaganden om varför anställda slutar, istället för att faktiskt fråga och förstå varför de slutar. På så sätt kan de inte effektivt hantera eventuella problem i den interna organisationen. Därför är det viktigt att ta reda på de verkliga orsakerna i en exitintervju.

För det tredje är det viktigt för ditt varumärke som arbetsgivare som en del av medarbetarupplevelsen. I en exit-intervju kan du ta upp alla möjliga ärenden som kräver stängning innan medarbetaren slutar. Kanske finns det konflikter som måste lösas, utrustning som måste lämnas tillbaka eller pågående sekretessklausuler som måste undertecknas. Mest av allt är det ett ögonblick för din medarbetare att reflektera och uttrycka sina tankar och känslor. Det är alltid bra att ge sin medarbetare en känsla av att de blir hörda, men det är ännu viktigare att faktiskt lyssna (och agera).

Fortfarande inte övertygad om att det är viktigt att ha dessa exitintervjuer? Här är ytterligare tio skäl.

Vad ska man fråga?

Som tidigare nämnts är huvudmålet att ta reda på vad motivationen är hos den anställde som slutar, men det är också bra att reda ut andra möjliga problem i din organisation. Så var inte rädd för att ställa kreativa frågor. Förvandla inte intervjun till ett förvärv och stämningen lättsam för att få din före detta anställd att verkligen öppna sig. När du har dessa exitintervjuer är det bra att hålla frågorna enhetliga. Se till att du ställer samma frågor till alla, så att du faktiskt kan använda resultaten. Mer om det senare.

Här är några exempel på frågor som du kanske vill använda:

• Vad är anledningen till att du lämnar oss? (självklart)
• Kan du lista några av de tre främsta anledningarna till varför du lämnar oss?
• Finns det något vi kan förbättra som företag? Prestanda eller kulturmässigt?
• Finns det något som din egen avdelning kan förbättra?
• Finns det något som din chef kan förbättra?
• Om du skulle vara ägare till det här företaget i morgon, vilka skulle vara de fem bästa förändringarna som du skulle göra?
• Om du skulle gå tillbaka till början av din tid på vårt företag, vad skulle du då ha velat se annorlunda under din tid hos oss?

Vad kommer härnäst? Data.

Nu när du vet varför det är viktigt och vilka frågor du ska ställa, är det dags att komma till den intressanta delen: data. För att få en organiserad datauppsättning måste du försöka standardisera de svar som de tidigare anställda gav för att få en tydlig bild. Till exempel, om du ställer frågan "Varför lämnar du oss?" då kan du få väldigt många olika svar då det är en öppen fråga. Däremot kan du märka de svar som ges så att du kan upptäcka mönster. Svarsetiketter för denna fråga kan vara: "Stämning inom företaget, utvecklingsmöjligheter, utsikter till bättre nytta, personliga skäl" etcetera.

En eller två exitintervjuer ger dig inte tillräckligt med information om du har att göra med eventuella interna problem. Det beror på att det bara kan vara så att paret ex-anställda som du har intervjuat kan hysa agg mot dig. Men om ett visst mönster dyker upp när fler och fler ex-anställda pekar på samma problem, så kan man inte längre gömma sig bakom ursäkten om ett slumpmässigt gemensamt agg. Så volymen är nyckeln här.

Efter att ha haft rätt etiketter och tillräckligt med volym är du redo att analysera data och dra rätt slutsatser för att förbättra ditt företag och ta itu med eventuella problem.

Sammanfattningsvis

Du bör alltid hålla avslutningsintervjuer, inte bara för att det bidrar till medarbetarupplevelsen, utan du kan faktiskt lära av dem. Denna information kan vara värdefull för att behålla din framtida talang, ta itu med eventuellt dolda problem och förbättra ditt företags resultat.

Behöver du hjälp med att hålla exitintervjuer, analysera data eller implementera lösningar på nyupptäckta problem? Kontakta oss och se vad vi kan göra för dig.