ChatGPT för HR - 5 praktiska tips för att optimera din arbetsdag!

Under HR-dagen står vi som utställare. Det är en chans för dig att under mer informellt sammanhang prata om HR, trender & utmaningar som du stöter på i din organisation. Vi är experter, så kom gärna förbi oss på en pratstund. Vi kan utlova trevlig häng och dessutom (i likhet med förra årets succé) tävlingar för alla som besöker vår monter!

Till dessa HR-dagar träffas Personalchefer, HR-Chefer och/eller VD. Mässan hålls på UKK under dagtid och är kostnadsfri för besökare.

Likt de andra HR-dagarna kommer vi köra workshops inom generativ AI (ChatGPT) - så kom gärna förbi oss så ger vi våra bästa tips och trendspanar! Om ni som företag vill få en kickstart i användandet av AI, då ska ni kolla in vår kommande seminarium eller varför inte vår AI-workshop för företag.

Hoppas att vi ses där! 

Att börja skriva prompts har flera fördelar

Med hjälp av de kraftfulla AI-verktygen Copilot, Bard och ChatGPT kan många uppgifter göras båda snabbare och med högre kvalité. Med chatbottar kan du även förbättra kommunikationen med dina team, navigera genom utmanande samtal och skapa inspirerande nyhetsbrev - och mycket annat. Här delar vi med oss av fem användbara så kallade "prompts" som kan optimera dina arbetsuppgifter inom HR.

Tips innan du sätter igång...

1. Granska: Även om AI-verktygen är kraftfulla är det viktigt att kolla och dubbelkolla resultaten. Redigera informationen för att säkerställa korrekthet och relevans innan du implementerar den.
2. Använd ditt sunda förnuft: Trots AI:s enorma kraft är din egna expertis avgörande. Lita på din bedömning och hantera råd från chatboten konstruktivt. Begär ofta förklaringar vid osäkerheter och se till att informationen överensstämmer med dina kunskaper. Se även bonus-tipset för att läsa om ett sätt på hur du kan hantera detta.
3. Respektera integriteten: AI-verktygen kan ibland släppa ut känslig information på nätet. Följ gällande lagar och regler för att säkerställa att integriteten hos medarbetare, chefer, kandidater och andra intressenter respekteras.

Vad är en prompt och hur använder du dem?

Genom att ge din chatbot olika typer av kommandon, s.k. text prompts, ökar dina möjligheter att få ut svar som är bättre anpassad efter situation eller den hjälp du eftersöker. Genom att "rollspela" med din chatrobot är det enklare att få ut ett anpassat svar - snarare än generella tips. Att skriva och behärska prompts är något som du lär dig med tiden. Men redan nu finns det otroligt mycket resurser online som kan hjälpa dig.

Nedanför kommer 5 praktiska exempel på hur du kan använda prompts för att optimera ditt arbete inom HR.

Inom rekrytering:

"Du är en HR-chef på ett teknikföretag i Sverige som behöver rekrytera en senior mjukvaruutvecklare för att stärka företagets tekniska team. Skapa en intresseväckande jobbannons för en [specifik position] som betonar [företagsvärderingar, t.ex., innovation och samarbete] och attraherar talanger med [specifika färdigheter, t.ex., Python-expertis och erfarenhet av agila metoder]. Inkludera även [keywords som speglar arbetsmiljö och roll] i annonsen."

Medarbetarenkäter:

"Som HR-specialist på ett företag som nyligen infört åtgärder inom arbetsmiljön och upprättat nya förmåner vill du utvärdera hur dessa förändringar påverkar de anställdas upplevelse. Formulera en serie enkätfrågor för att mäta anställdas nöjdhet inom [specifikt område, t.ex., work-life balance]. Inkludera frågor som utforskar [aspekter, t.ex., flexibilitet i arbetet eller tillgängliga förmåner] och be om konkreta exempel för att få konkreta insikter."

Svåra Samtal:

"Du är en HR-chef som behöver hantera en anställd med bristande prestation. Du söker ett skript för att genomföra ett samtal med denna person på ett professionellt sätt. Skriv ett empatiskt och professionellt skript för en HR-konversation med en anställd som står inför [specifik situation, t.ex., utmaningar i prestation]. Inkludera steg för att förklara bakgrund, orsaker, och utforska möjliga alternativ [t.ex., planering för höjning av prestation - eller övergång till andra arbetsuppgifter eller annan roll]."

Konflikthantering:

"Du är en HR-konsult som behöver ge stöd åt en teamchef som står inför utmaningar med konflikter inom sitt team. Ge förslag på plan med resurser och verktyg för att stödja en chef i att hantera [specifik utmaning, t.ex., hantera konflikter inom teamet]. Inkludera tips för att främja [specifika färdigheter, t.ex., effektiv kommunikation eller team motivation] och erbjud stegvist olika riktlinjer för coaching."

Utbildning:‍

"Generera lärande innehåll för [specifikt ämne, t.ex., användning av chatbottar]. Skapa interaktiva och engagerande övningar för att förstärka inlärningen och inkludera bedömningskriterier för att utvärdera deltagarnas förståelse."

Bonus: 

För att öka dina chanser till ett trovärdig resultat, testa att utmana din chatbot att göra en mer djupgående research innan den ger dig ett svar. Du kan då testa denna prompt:

"Innan du svarar, ställ mig några följdfrågor som du behöver veta för att förstå problemet bättre. Och efter varje uppsättning frågor, berätta för mig från en skala 1-100 hur säker du är på ditt svar och hur säker du är på dina källor. Om du ligger under 95 ska du undvika att ge mig några svar."

Avslutning och framtidsspaning:

Det är uppenbart att ChatGPT (och liknande alternativ) kommer fortsätta vara ett kraftfullt verktyg - och alltmer inom HR. Troligtvis kommer det bli mer vanligt att företag kör på en "on-prem" lösning av en chatbot, något som utforskas av bl.a. svenska fintech-bolaget Klarna. Fördelarna med detta är att ingen känslig information läcker ut, utan stannar inom företaget.

På Peops Relations ser vi att fördelarna överväger de nackdelar som finns idag. Vi jobbar med flertalet aktiviteter inom AI och kommer under våren hålla utbildningar inom AI för HR-professioner och chefer. Är du nyfiken på att veta mer om detta - eller hur vi kan hjälpa ert företag till en gladare arbetsplats? Kontakta oss så berättar vi mer!

Vill ditt företag lära sig mer om AI & ChatGPT? Läs mer om hur vår workshop kan öka era medarbetares produktivitet!

Vad gör en HR-konsult?

En HR-konsult (Human Resources) arbetar med personalfrågor. Konsulten fungerar som en flexibel resurs som stärker organisationens arbete med människor och processer. Det kan innebära allt från att säkerställa att nya anställningar sker tryggt och professionellt, till att etablera onboardingprogram och utveckla interna HR-strukturer och bygga långsiktiga strategier. Många tillväxtbolag hanterar HR internt i början, men när företaget växer kan behovet av HR-stöd i både småföretag till medelstora bolag snabbt bli tydligt. Det är vanigt att HR benämns vid olika titlar, som exempelvis HR Adminstratör, HR Generalist, HR Specialist, HR Business Partner eller HR Strateg.

I praktiken kan en HR-konsult (även kallad Interim HR) hjälpa till med:

• Tillfälligt ta rollen som HR-ansvarig, HR-specialist, HR Business Partner eller HR Manager under en tillväxtfas och omorganisering - eller annan förändringsperiod.
• Rekryteringsstöd av både nishade och nyckelroller - från kravprofil och sourcing - till kontrakt och anställning.‍
• Bygga chefsutvecklingsprogram eller förändringsarbete inom HR.
• Projektleda implementationer av exempelvis HR- och rekryteringssystem - samt stötta i arbetsrättsliga frågor.

Genom att kombinera operativt stöd med strategisk rådgivning kan en HR-konsult snabbt skapa mervärde utan att företaget behöver lägga tid på att rekrytera och bygga upp en intern HR-avdelning från grunden.

När behöver du en HR-konsult?

Det kan finnas flera tillfällen där outsourcad HR kan vara aktuellt:

✅ Vid snabb tillväxt‍

När antalet anställda ökar och det blir svårt att hålla ihop roller, ansvar och arbetskultur på ett naturligt sätt. Då kan en interim HR-lösning vara ett sätt att få stabilitet utan att binda upp sig långsiktigt.

✅ Vid behov av ny kompetens‍

När du behöver stärka organisationen genom rekrytering men saknar tiden, nätverket eller kompetensen att hantera processen effektivt.

✅ När bolaget förändras eller vid omorganisation‍

När företaget ska gå igenom större förändringar som påverkar teamstruktur, ledarskap eller arbetssätt.

✅ När HR-strukturen behöver byggas upp från grunden‍

Innan utmaningarna blir akuta kan det vara klokt att skapa en grundläggande HR-strategi. Samt skapa HR-processer, såsom on- och offboarding, policys och en tydlig arbetsmiljöstruktur. Att följa lagkraven kommer vara avgörande för bolagets tillväxt.

✅ Stöd till chefer och team‍

Ibland handlar det om att implementera AI-användning, utveckla ledarskapet, bättra samarbetet eller bygga en långsiktig arbetsplatskultur, detta är områden där en erfaren HR-konsult kan coacha och facilitera arbetet framåt.

Fördelar med en HR-konsult

Att ta in en HR-konsult ger tillgång till bred kompetens utan att du behöver investera i en hel HR-avdelning. Här kan även kostnaden för en interim HR variera beroende på komplexitet och omfattning. Men med en HR-konsult kommer flexibilitet: du kan få tillgång till rätt kompetens för rätt utmaning, oavsett om det gäller tillfällig HR, hjälp att hitta och anställa nya medarbetare, eller utvecklingsinsatser på strategisk nivå. Insatsen kan skalas upp och ned beroende på bolagets utveckling, vilket gör det till en flexibel lösning.

Det är också ett sätt att snabbt få struktur och trygghet på plats, särskilt i tillväxtfaser där interna resurser ofta är limiterade. Genom att arbeta tillsammans med en HR-konsult kan företaget fokusera på sin kärnverksamhet samtidigt som de bygger en hållbart varumärke för framtiden.

Går du i tankarna kring HR-stöd?

Om du är nyfiken på hur en flexibel rekrytering- eller HR-lösning kan se ut i er verksamhet är du varmt välkommen att boka in ett förutsättningslöst samtal med oss på Peops Relations. Vi erbjuder kostnadsfritt möte för rådgivning. Boka ett möte med oss här.