Rapportsummering av "Svenskar & AI" - Hur bekanta är vi med AI?

Peops Relations bjuder med jämna mellanrum in till att nätverka med kollegor i branschen. Under året har Peops Relations bjudit in till flera event och under denna december-fredag bjöd vi in till lunch och pratade om AI:s plats i våra framtida organisationer. I rummet fanns allt från VD, CHRO, HR-chefer och andra intressenter som vill dela erfarenheter sinsemellan. Företag på plats var bl.a. Adidas, Storytel, Q-linea, Talendary - och dessutom SLU, Livsmedelsverket, Uppsala Kommun & Stockholm Stad, m.fl.

Lunchen inleddes med nätverkande och att hitta plats vid sitt bord. Inledningsvis fick Calle Engström & Rolf Kusch från Peops Relations ge en trendspaning om AI där det konstaterades att norden (och framförallt Sverige) halkar efter i AI-utvecklingen. Deltagarna på plats fick diskutera hur deras organsiationer ser på AI (och även inkluderat chatbottar som CHatGPT som står för Generativ AI) och vad de tror behövs för att sätta fart på utvecklingen. Sammanfattningsvis var rummet alltid fyllt av dialog - aldrig en tyst sekund. Vilket bara betyder en sak - detta är ett ämne som berör oss alla.

Vi tackar samarbetspartner HR-Svepet och alla som deltog och hoppas att vi ses på nästa nätverkslunch. Vill du veta när nästa event äger rum? Kolla in vår event-sida, här har vi olika event och bjuder även in externa talare (Nils Janse, Frida Mangen, m.fl) och framförallt - följ oss på Linkedin.

In the last post, I discussed how culture eats strategy for breakfast, which is almost a well-accepted mantra in the business world. If I elaborate on that train of thought, then I believe we can almost certainly say that culture eats processes for lunch and dinner. Not only because processes are the consequence of a strategy, but also because we even look at the theoretic idea of a process versus the practical application of a process.

En strategi är en övergripande plan för en organisation för hur man ska uppnå sina affärsmål. Från strategin härleder vi taktiska och operativa planer och skapar processer för att säkerställa att vi når målen för dessa planer så effektivt som möjligt.

När vi tittar på den allmänna idén om en arbetsplats ser vi att det övergripande ramverket för många arbetsplatser är väldigt lika. Människor reser till en tilldelad geografisk plats, har en tid som de börjar och slutar, har kollegor de arbetar tillsammans med och tillsammans arbetar de mot ett mål. Utöver det så skiljer sig yrken åt på många olika sätt. En polis har en helt annan uppsättning uppgifter och ansvar än en receptionist eller mjukvaruutvecklare. Ändå har de också mycket gemensamt. En viktig sak som de flesta jobb har gemensamt är att de måste hantera mycket oklarheter. Oavsett om du frågar en polis, receptionist eller mjukvaruutvecklare vad de gör på en daglig basis, kokar många av svaren ner till en variant av "varje dag ger nya oförutsedda utmaningar". Det är svårt att beskriva dagliga aktiviteter eftersom de kan variera enormt. Ingen dag är den andra lik. Ändå vet var och en av dessa människor vad som förväntas av dem i olika situationer. De vet hur de ska bete sig, även när situationen är ny för dem.

Strukturer & processer

Ett sätt att hantera detta problem är att bygga processer som ger människor riktlinjer för hur de ska agera i olika situationer. Dessa processer är bra för att visa andra organisationer hur du tänker driva dina företag. Ett utmärkt exempel på detta är ISO-certifieringar. Enorma mängder dokumentation om hur en organisation har lagt upp sina processer för att kunna garantera en viss nivå av standardisering och kvalitet. Men även den detaljerade dokumentationen av ISO-certifieringar lämnar utrymme för tolkningar och oklarheter och kräver att anställda är anpassningsbara och kreativa. Missförstå mig inte; ISO-certifiering kan vara avgörande för organisationer att förbättra både kvaliteten och effektiviteten i sitt arbete. Jag hävdar bara att det inte är det ultimata verktyget för att vägleda dina anställda i deras vardagliga arbete. Dessa är ofta sofistikerade texter och processflöden för att vägleda individer om hur man hanterar komplexa frågor, gömda i manualer eller kvalitetsstödsystem. Endast en liten del av människorna har läst dessa manualer och för att göra saken värre skiljer sig teorin alltid något från verkligheten. Det betyder att vi måste ge våra medarbetare fler riktlinjer om hur de ska agera, även med oklarheter och ständigt föränderliga situationer.

Kultur till undsättning

Det är här kultur kommer in. Jag har redan mycket pratat om hur beslutsfattande, kultur och bemyndigande hänger ihop här. Men förutom att fatta beslut beter vi oss också på ett visst sätt som människor. Våra beteenden formas av motivationer, det som driver oss individuellt och av det som är acceptabelt i en grupp, det som driver oss kollektivt. Eftersom jag inte är psykolog ska jag inte spekulera för mycket här i hur individuella motivationer formas, men som HR-specialist kan jag berätta att gruppbeteenden formas och formas av företagskulturen. Med andra ord, som företag kan vi inte bestämma motivationen hos en enskild person, men vi kan påverka den övergripande kulturen i vår organisation. Kulturen som vi skapar kommer i sin tur att påverka gruppens beteenden, vilket i sin tur kommer att påverka individuella beteenden och beslut.

Genom att skapa rätt kultur kan vi skapa rätt gruppbeteenden som kommer att ge riktlinjer för individer om hur de ska bete sig och fatta beslut. Detta är uppsättningen riktlinjer som hjälper människor att fatta konsekventa beslut trots oklarheter och ständigt föränderliga situationer. Ett bra exempel på detta är det kulturella värdet av Facebook "Move fast and break things", som anammades av många små snabbväxande företag. Varför? Enkelt: dessa företag saknar ofta strukturen för att korrekt vägleda sina anställda genom deras beslutsprocess. Ett sådant företagsvärde visar dina anställda att de inte ska vara rädda och vänta för länge med att fatta beslut. De uppmuntras snarare att förlita sig på sina egna styrkor och "Rör dig snabbt och bryt saker" istället för att "gå långsamt och stadigt".

Although I am not arguing that this is a good cultural value (Facebook had to roll back its original bold value), it is a clear guideline and message to people on how to act in unclear situations that demand adaptability and creativity. That is something that processes can never give your employees. Processes can only help you with the predictable, but culture can help you with the unpredictable – and remember it is the case for most jobs that “every day brings new unforeseen situations”.  

‍

Att börja skriva prompts har flera fördelar

Med hjälp av de kraftfulla AI-verktygen Copilot, Bard och ChatGPT kan många uppgifter göras båda snabbare och med högre kvalité. Med chatbottar kan du även förbättra kommunikationen med dina team, navigera genom utmanande samtal och skapa inspirerande nyhetsbrev - och mycket annat. Här delar vi med oss av fem användbara så kallade "prompts" som kan optimera dina arbetsuppgifter inom HR.

Tips innan du sätter igång...

1. Granska: Även om AI-verktygen är kraftfulla är det viktigt att kolla och dubbelkolla resultaten. Redigera informationen för att säkerställa korrekthet och relevans innan du implementerar den.
2. Använd ditt sunda förnuft: Trots AI:s enorma kraft är din egna expertis avgörande. Lita på din bedömning och hantera råd från chatboten konstruktivt. Begär ofta förklaringar vid osäkerheter och se till att informationen överensstämmer med dina kunskaper. Se även bonus-tipset för att läsa om ett sätt på hur du kan hantera detta.
3. Respektera integriteten: AI-verktygen kan ibland släppa ut känslig information på nätet. Följ gällande lagar och regler för att säkerställa att integriteten hos medarbetare, chefer, kandidater och andra intressenter respekteras.

Vad är en prompt och hur använder du dem?

Genom att ge din chatbot olika typer av kommandon, s.k. text prompts, ökar dina möjligheter att få ut svar som är bättre anpassad efter situation eller den hjälp du eftersöker. Genom att "rollspela" med din chatrobot är det enklare att få ut ett anpassat svar - snarare än generella tips. Att skriva och behärska prompts är något som du lär dig med tiden. Men redan nu finns det otroligt mycket resurser online som kan hjälpa dig.

Nedanför kommer 5 praktiska exempel på hur du kan använda prompts för att optimera ditt arbete inom HR.

Inom rekrytering:

"Du är en HR-chef på ett teknikföretag i Sverige som behöver rekrytera en senior mjukvaruutvecklare för att stärka företagets tekniska team. Skapa en intresseväckande jobbannons för en [specifik position] som betonar [företagsvärderingar, t.ex., innovation och samarbete] och attraherar talanger med [specifika färdigheter, t.ex., Python-expertis och erfarenhet av agila metoder]. Inkludera även [keywords som speglar arbetsmiljö och roll] i annonsen."

Medarbetarenkäter:

"Som HR-specialist på ett företag som nyligen infört åtgärder inom arbetsmiljön och upprättat nya förmåner vill du utvärdera hur dessa förändringar påverkar de anställdas upplevelse. Formulera en serie enkätfrågor för att mäta anställdas nöjdhet inom [specifikt område, t.ex., work-life balance]. Inkludera frågor som utforskar [aspekter, t.ex., flexibilitet i arbetet eller tillgängliga förmåner] och be om konkreta exempel för att få konkreta insikter."

Svåra Samtal:

"Du är en HR-chef som behöver hantera en anställd med bristande prestation. Du söker ett skript för att genomföra ett samtal med denna person på ett professionellt sätt. Skriv ett empatiskt och professionellt skript för en HR-konversation med en anställd som står inför [specifik situation, t.ex., utmaningar i prestation]. Inkludera steg för att förklara bakgrund, orsaker, och utforska möjliga alternativ [t.ex., planering för höjning av prestation - eller övergång till andra arbetsuppgifter eller annan roll]."

Konflikthantering:

"Du är en HR-konsult som behöver ge stöd åt en teamchef som står inför utmaningar med konflikter inom sitt team. Ge förslag på plan med resurser och verktyg för att stödja en chef i att hantera [specifik utmaning, t.ex., hantera konflikter inom teamet]. Inkludera tips för att främja [specifika färdigheter, t.ex., effektiv kommunikation eller team motivation] och erbjud stegvist olika riktlinjer för coaching."

Utbildning:‍

"Generera lärande innehåll för [specifikt ämne, t.ex., användning av chatbottar]. Skapa interaktiva och engagerande övningar för att förstärka inlärningen och inkludera bedömningskriterier för att utvärdera deltagarnas förståelse."

Bonus: 

För att öka dina chanser till ett trovärdig resultat, testa att utmana din chatbot att göra en mer djupgående research innan den ger dig ett svar. Du kan då testa denna prompt:

"Innan du svarar, ställ mig några följdfrågor som du behöver veta för att förstå problemet bättre. Och efter varje uppsättning frågor, berätta för mig från en skala 1-100 hur säker du är på ditt svar och hur säker du är på dina källor. Om du ligger under 95 ska du undvika att ge mig några svar."

Avslutning och framtidsspaning:

Det är uppenbart att ChatGPT (och liknande alternativ) kommer fortsätta vara ett kraftfullt verktyg - och alltmer inom HR. Troligtvis kommer det bli mer vanligt att företag kör på en "on-prem" lösning av en chatbot, något som utforskas av bl.a. svenska fintech-bolaget Klarna. Fördelarna med detta är att ingen känslig information läcker ut, utan stannar inom företaget.

På Peops Relations ser vi att fördelarna överväger de nackdelar som finns idag. Vi jobbar med flertalet aktiviteter inom AI och kommer under våren hålla utbildningar inom AI för HR-professioner och chefer. Är du nyfiken på att veta mer om detta - eller hur vi kan hjälpa ert företag till en gladare arbetsplats? Kontakta oss så berättar vi mer!

Vill ditt företag lära sig mer om AI & ChatGPT? Läs mer om hur vår workshop kan öka era medarbetares produktivitet!